Sve ima svoj početak. Tako je to u prirodi, u nauci i sa ćuftama koje vam se kotrljaju niz kravatu. Prema tome, ima li prikladnijeg načina da se počne ova knjiga nego da se krene od samog izvora baze podataka - ideje u nečijoj glavi.

Ovaj deo počinje jeretičkim pristupom rešavanju problema, a zatim prelazi na sam program Access 2000. Nešto kasnije, u njemu ćete otkriti tajne dobre organizacije podataka i gde da potražite pomoć ako Access 2000 počne da vam stvara neprilike.

Sve u svemu, ovaj deo je dosta dobro mesto da se počne - bez obzira na to da li se prvi put srećete sa čitavom problematikom baza podataka ili samo sa Accessom 2000. U svakom slučaju, dobro došli!

Poglavlje 1

U ovom poglavlju

• Pokretanje programa
• Otvaranje postojeće baze podataka
• Dobra baza podataka predstavlja više od skupa tabela
• Pronalaženje zapisa
• Menjanje sadržaja zapisa
• Štampanje izveštaja
• Traženje pomoći
• Snimanje promena
• Izlaženje iz programa

Ovo je trenutak istine. Da bi se pročitalo ovo poglavlje, verovatno je potrebno više od 37 minuta, ako ga čitate u celini. S druge strane, možete da utrošite i manje od toga, ako ste već donekle upoznati s programom ili ste savladali tehniku brzog čitanja. U oba slučaja, ovo poglavlje će vam zaista dati solidan opšti pregled Accessa 2000 od početka do kraja (i to bukvalno).

Budući da se Access 2000 najbolje sagledava iznutra, ovo poglavlje vas vodi u jednu kratku, galopirajuću šetnju kroz program, koja obuhvata najvažnije operacije sa kojima se korisnik svakodnevno susreće u Accessu 2000. Ovo poglavlje je nalik na priču "Jedan dan u životu", i cilj mu je da vam pokaže ono najbitnije, a da vas za detaljnija obaveštenja uputi na druge delove knjige.

Ako niste ranije koristili Access 2000, dobro je da počnete od prvog poglavlja. Ukoliko već poznajete starije verzije Accessa, preporučujem da u svakom slučaju bacite pogled na ovo poglavlje, kako biste videli šta ima novo. Uživajte u putovanju!

Računar je nem, ekran je mračan i bez slike, posao stoji. Koliko god bila idilična, situacija ne može da traje doveka došlo je vreme da pokrenete Access 2000.

Za razliku od starih vremena (recimo, davnih osamdesetih), kada je podizanje sistema i stavljanje u pogon programa za rad sa bazama podataka umelo da bude veoma komplikovano, Access 2000 se jednostavno pokreće. Evo kako to izgleda:

• Psihički se pripremite za posao koji vas čeka.

Ako niste ručali, popijte kafu. Ako ovo radite posle ručka, probajte s parčetom čokolade.

• Pritisnite dugme Start, a zatim u podmeniju izaberite Programs.

Do sada je sve išlo kako treba. E, sad nailazi problem kako da pronađemo Access 2000.

• Ako u meniju Programs postoji opcija Access 2000 (slika 1-1), pritisnite je da biste pokrenuli program.

Kad pokrenete program, pojavljuje se Microsoftova reklama ovaj, zaštitni znak a ubrzo zatim uvodni ekran prikazan na slici 1-2. Ako na svom računaru vidite ovaj ekran, Access uspešno radi i možete da pređete na sledeći odeljak.

Ako Access 2000 ne možete da pronađete u meniju Programs, onda su ga "računarci" iz preduzeća verovatno sakrili na neko drugo mesto u meniju. Potražite poseban meni u meniju Start koji se zove Applications ili Microsoft Office (kao na slici 1-3). Ako i dalje ne možete da pronađete Access 2000 ili program neće da se pokrene, kupite kutiju čokoladnih bombona i podmitite lokalnu sveznalicu za računare da vam pomogne da rešite problem.

To što ste uspeli da pokrenete program jeste dobar početak, ali nije i krajnji cilj. Uostalom, Access 2000 koji nema nijednu bazu podataka je kao CD čitač bez kompakt diska: lepo izgleda, ali uz njega ne možete da igrate. Sledeća stavka na našem spisku je učitavanje baze podataka.

Baze podataka se mogu podeliti u dve kategorije: one koje su već napravljene i one koje još nisu. Moguće je da radite sa postojećom bazom podataka (najzad, baze podataka se jednom prave ali večno koriste). Ako je tako, čitajte dalje ovaj odeljak je namenjen vama. Međutim, ako u napadu stvaralačkog zanosa poželite da sastavite novu bazu podataka, pređite na poglavlje 4.

Ako ste upravo pokrenuli Access 2000 i vaš ekran izgleda kao na slici 1-2, bazu podataka ćete otvoriti za tili čas. Ako se baza nalazi na listi pri dnu okvira za dijalog, dovoljno je da dvaput pritisnete njeno ime.

Ako baze podataka nema u uvodnom okviru za dijalog, postupite na sledeći način:

• Dvaput pritisnite opciju More Files u uvodnom okviru za dijalog da biste dobili listu svih baza podataka u tekućem direktorijumu.

Otvara se okvir za dijalog Open, koji izgleda otprilike kao na slici 1-4.

• Dvaput pritisnite bazu podataka koja vas zanima.

Baza podataka se učitava u Access i možete da se date na posao.

Ako ste već neko vreme radili sa Accessom (štampali izveštaje, pregledali obrasce, i uopšte ubijali vreme pomoću Accessa), a sada želite da otvorite još jednu bazu podataka, uradite sledeće:

• Izaberite File >> Open Database ili pritisnite dugme Open Database na paleti sa alatkama.

Na ekranu se pojavljuje okvir za dijalog Open (koji je i dalje na slici 1-4, ukoliko želite da uživate u pogledu).

• Dvaput pritisnite ime baze podataka koju želite da otvorite.

Ako baza podataka nije navedena na listi, možda ćete morati da je potražite. Pređite na poglavlje 6 i pogledajte odeljak pod nazivom Pronalaženje zaturenih datoteka, da biste videli kako se koristi funkcija za pronalaženje datoteka (Find File) unutar okvira za dijalog Open.

Kada se otvori baza podataka, ona na ekranu obično izgleda kao na slici 1-5. Pritisnite jedno od dugmadi s leve strane prozora ispod dugmeta Objects da biste prikazali različite delove baze podataka (Access 2000 ih zove objektima): tabele, upite, obrasce i tako dalje. U drugom delu prozora nalazi se lista sa objektima koje ste izabrali.

Nakon što otvorite bazu podataka, možete da se igrate sa njenim objektima:

Da biste otvorili tabelu (engl. table), izaberite dugme Tables, a zatim dvaput pritisnite tabelu koju hoćete da pogledate.

Da biste otvorili izveštaj (engl. report), upit (engl. query) ili obrazac (engl. form), izaberite odgovarajuće dugme, a zatim dvaput pritisnite stavku koja vas zanima.

Kada vam dosadi tekuća baza podataka, zatvorite je pritiskom na dugme za zatvaranje prozora (dugmence označeno sa X u gornjem desnom uglu prozora), ili izborom opcije File >> Close. Ako ste pristalica tastature, pritiskom na Ctrl+W obavljate posao, a da i ne pipnete miša.

Da biste saznali više o izvanrednom grafičkom interfejsu Accessa 2000 (i fantastičnim mogućnostima koje on pruža), pogledajte poglavlje 2.

Ako je neka dobra duša uložila malo truda da vam olakša život, onda se svaki put kad otvorite bazu podataka automatski pojavljuje uvodni ekran zvani komandna tabla (engl. switchboard), otprilike kao onaj na slici 1-6. Ne paničite komandna tabla je korisna stvar. Jedina mana je to što je vaša komandna tabla verovatno jedinstvena za vaše preduzeće, tako da ne mogu da vam kažem ništa o njenim opcijama. Pronađite osobu koja je odgovorna za njenu izradu ili održavanje u Accessu 2000 i ponudite joj nekoliko kolača u zamenu za pomoć.

Ako vaš uvodni ekran ima iste opcije kao onaj na slici 1-6 imate sreće. Tu mogu da vam pomognem da razaberete šta je šta, jer ovaj ekran je napravljen pomoću jednog od brojnih šablona čarobnjaka za baze podataka. Da biste saznali više o opcijama uvodnog ekrana, kao i o načinu na koji je on nastao, pogledajte poglavlje 4.

Ne razumem zašto je toliki problem naterati decu da nešto pojedu. Ako hoćete da dete predškolskog uzrasta nešto pojede, samo ga pustite da to iznese napolje i ispusti na travnjak, po mogućnosti neposredno pošto ste preko njega prešli kosilicom. Iz nekog neobjašnjivog razloga, reklo bi se da klincima hrana deluje zanimljivije ako su je prethodno umuljali u sveže pokošenu travu.

Pronalaženje određenog zapisa u Accessovoj tabeli pomalo liči na situaciju u kojoj dete prebira kroz lepljive travke, u potrazi za slatkišem. Bez obzira na to da li tražite ime, prezime, serijski ili poštanski broj, pronalaženje traženog zapisa u Accessu 2000 mnogo je jednostavnije i neuporedivo manje haotično nego u starijim verzijama ovog programa.

Evo jednog načina za pronalaženje zapisa:

• Otvorite tabelu koju želite da pretražite.

Ako ne znate kako se otvara tabela, vratite se na prethodni odeljak.

• Pritisnite polje koje želite da pretražite.

Trepćući kursor se prebacuje u to polje i time potvrđuje da vas je Access zaista čuo (barem ovaj put).

• Izaberite naredbu Edit >> Find ili pritisnite dugme Find na paleti sa alatkama.

Otvara se okvir za dijalog Find and Replace (slika 1-7).

U naslovnoj liniji okvira za dijalog ispisano je ime tekućeg polja. Da biste potražili drugo polje, pritisnite strelicu usmerenu nadole pored imena polja a zatim sa liste izaberite traženo polje.

• U polje Find What (slika 1-8) upišite tekst koji tražite.

Pažljivo upišite tekst, pošto Access traži isključivo ono što ste otkucali!

• Pritisnite Enter ili pritisnite dugme Find Next da biste započeli pretraživanje.

Pretraživanje počinje i verovatno se završava dok trepnete. Ako program pronađe zapis koji odgovara zadatim uslovima, pronađeni podatak je istaknut (slika 1-9).

Ako nijedan zapis ne odgovara zadatim uslovima, pojavljuje se veliki, uštogljeni okvir za dijalog koji vas obaveštava da je program završio pretraživanje zapisa i da traženi sadržaj nije pronađen. (Ako je na ekranu Officeov pomoćnik, on će vas ljubazno obavestiti o rezultatima pretraživanja.) Ukoliko vidite takvu poruku, pritisnite OK i smešite se dok okvir za dijalog nestaje; zatim dvaput pritisnite tekst koji ste upisali u polje Find What. Verovatno ste samo napravili grešku u kucanju. Ako je tako, ispravite grešku i ponovo pokušajte.

Access 2000 automatski traži u tabeli polje koje bi se u potpunosti podudaralo sa onim što ste otkucali. Tako, ako u okviru za dijalog Find otkucate Kurs, program neće tražiti zapis pod imenom Kurs kreativnog pisanja. Zašto? Zato što taj upis ne odgovara u potpunosti, već samo delimično, onome što ste napisali. (Računari ponekad insistiraju na detaljima!) Da bi Access prihvatio i delimična podudaranja, u okviru za dijalog Find and Replace promenite parametar Match iz Whole Field (celo polje) u Any Part of Field (bilo koji deo polja).

Ako i dalje ne uspevate da pronađete zapis, pogledajte poglavlje 10 da biste saznali više o okviru za dijalog Find ili dohvatite najbližeg genijalca i pitajte ga za savet.

• Kada završite, zatvorite okvir za dijalog tako što ćete pritisnuti dugme za zatvaranje prozora ili taster Esc.

Naredbom Find možete da izvedete još mnogo drugih trikova; obavezno pogledajte poglavlje 10 kada odlučite da zadivite kolege na poslu.

Pojedini trikovi za pronalaženje zapisa mogu da se izvedu i pomoću desnog tastera miša, ali njih čuvam za poglavlje 10.

Na žalost pčelara i mlekara, život nije uvek med i mleko. Mušterije mogu da se presele, PTT može da promeni poštanski broj, a neki gremlin može da vas navuče da napravite grešku u kucanju. Šta god da je uzrok greške u bazi podataka, vaš posao je da uklonite takve probleme. Blago vama.

Nije teško promeniti podatak u Accessu. Imajte na umu da se unete izmene automatski snimaju. Kada završite rad na određenom zapisu, Access istoga časa upisuje izmene u bazu podataka. Ako pogrešite, promene bez odlaganja poništite pritiskom na Ctrl+Z.

Evo kratke poruke Svetskog udruženja nervčika: budite veoma oprezni kod menjanja sadržaja zapisa u bazi podataka. Izmene se lako unose, ali se malo teže poništavaju. U Accessu 2000, možete da poništite samo poslednju izmenu koju ste uneli.

Kada budete spremni za menjanje zapisa, uradite sledeće:

• Podatke na ekranu prikažite u vidu tabele ili obrasca.

U oba slučaja, vaši podaci su na ekranu i odlično izgledaju.

• Pritisnite polje čiji sadržaj želite da promenite.

U polju se pojavljuje trepćući kursor, a pokazivač miša se menja u I-kursor.

• Izvršite potrebne promene u polju.

U Accessu 2000 koriste se svi uobičajeni tasteri za menjanje teksta (Home, End, Backspace i Delete). Detalje o pojedinačnim tasterima naći ćete u poglavlju 6.

• Kada polje izgleda baš kako treba, pritisnite Enter da biste snimili promene.

U trenutku kad pritisnete Enter, podaci se upisuju na disk i to trajno. Ako se odmah predomislite, pritisnite Ctrl+Z ili izaberite Edit >> Undo Typing.

Lepo je da se svi ti silni podaci drže po tabelama, ali je još lepše videti ih odštampane. Tu stupa u akciju sistem za izradu izveštaja Accessa 2000.

U Accessu 2000, baza podataka se bez po muke oblikuje tako da kada se odštampa izgleda fantastično. Program raspolaže svim mogućim opcijama za izradu izveštaja i prilično moćnim čarobnjakom za izveštaje (Report Wizard), koji služi kao vodič kroz teži deo posla. Da biste saznali više o ovim zaista izvanrednim funkcijama za izradu izveštaja, pogledajte deo IV.

Pošto je štampanje izveštaja jedna od najčešćih stvari koje ljudi rade u Accessu 2000 (ko je rekao da će računari stvoriti kancelariju bez papira?), evo kako se to radi:

• Ako vaša baza podataka na ekranu izgleda kao na slici 1-10, izaberite dugme Reports.

Ako radite sa namenskim obrascima ili namenskom Accessovom aplikacijom jedinstvenom za vaše preduzeće, izaberite u meniju opciju Izveštaji (ili neku drugu koja otprilike tako zvuči) i sledite uputstva koja vam daje program. Budući da se namenske aplikacije toliko razlikuju od preduzeća do preduzeća, zaista ne mogu da budem određeniji. Žao mi je!

• Desnim tasterom miša pritisnite izveštaj koji želite da štampate.

Na mestu na kom se nalazi pokazivač miša pojavljuje se priručni meni.

• U tom meniju (slika 1-11) izaberite opciju Print.

Na sredini ekrana pojavljuje se mali okvir za dijalog koji vas obaveštava o toku štampanja. Kada se štampanje završi, ovaj okvir za dijalog nestaje bez traga.

Ako se predomislite za vreme štampanja izveštaja, zaustavite štampanje pritiskom na dugme Cancel u okviru za dijalog na sredini ekrana.

Zapravo, o snimanju nema mnogo toga da se kaže Access 2000 automatski snima vaš rad. Ovo njegovo svojstvo ima dobre i loše strane.

Funkcija automatskog snimanja u Accessu 2000 je dobra jer zbog nje u životu imate jednu gnjavažu manje. Bez obzira na to da li ste uneli čitavu hrpu novih zapisa ili ste samo ispravili sitne greške u nekim od njih, vaš rad se automatski upisuje na disk.

S druge strane, automatsko snimanje i nije baš tako dobro, jer Access 2000 uopšte ne vodi računa o tome šta snima, već jednostavno snima sve što mu dođe pod ruku. Ako slučajno izbrišete 237 zapisa, a zatim nekoliko puta nasumično pritisnete mišem, možete da se oprostite od svojih podataka i odmah potražite rezervnu kopiju.

Već sam rekao u prethodnom odeljku, ali vredi ponoviti: prilikom menjanja sadržaja zapisa u tabelama, molim vas, budite pažljivi. Dovoljan je samo jedan sekund da upropastite zapis. Ne dozvolite da ta nesreća zadesi baš vas. (Ovo je usrdna molba autora ove knjige svima koji je čitaju.)

Znam da ste ovo verovatno već čuli, ali nešto mi ne da da zaključim ovo poglavlje, a da ne kažem nekoliko reči o izradi rezervnih kopija baza podataka. Iako o tome govorim šaljivo, redovna izrada rezervnih kopija je od životnog značaja kad koristite Access 2000 (kao i svaki drugi program, kad smo već kod toga).

Zašto su rezervne kopije toliko važne? Zastanite na trenutak i zamislite svoj život bez računara. Ne mislim na nostalgično prizivanje starih dobrih sedamdesetih. Pomislite šta bi se dogodilo ako biste jednoga dana ušli u kancelariju, a u njoj ne bi bilo računara. Otišao. Nestao. Baj, baj. Sto potpuno prazan nema poslovnih pisama, nema prispelih računa, nema liste klijenata, nema ničega. Sve je bilo u računaru, a njega je pojeo mrak. (Ovako izgleda moja vizija lošeg dana.)

Ako ne želite da se jednoga dana oprostite od svega što ste uradili, treba da sačinite plan izrade rezervnih kopija. Èak i ako ste tu samo vi i vaš računar, stavite na papir svoj sistem zaštite od gubitka podataka. Ta beleška treba da sadrži:

Koliko često se prave rezervne kopije podataka na računaru? Još bolja formulacija za ovo pitanje jeste: "Koliko podataka biste smeli da izgubite?"Ako se podaci dnevno menjaju (recimo, bavite se knjigovodstvom), rezervne kopije treba da pravite svakih dan-dva. Ako računar pretežno koristite za igranje, a u Access 2000 ulazite samo kad morate, rezervne kopije pravite svakih nedelju-dve. Nema univerzalnog pravila.

Gde se smeštaju diskovi i trake sa rezervnim kopijama? Ako se rezervne kopije čuvaju na disketama ili traci neposredno pored računara, izgoreće zajedno s njim ukoliko dođe do požara. Rezervne kopije čuvajte u drugoj zgradi, ako je moguće, ili bar u drugoj prostoriji.

Kako pravite rezervne kopije? Zabeležite postupak, korak po korak, zajedno sa metodom odlučivanja koju traku ili komplet disketa ćete koristiti za rezervne kopije.

Na koji način obnavljate podatke na osnovu rezervne kopije? I ovde zabeležite ceo postupak korak po korak. Ako dođe do nesreće i vi budete morali da obnavljate uništene podatke, nećete biti posebno pribrani. Zbog toga ovi koraci treba da budu jednostavni i razumljivi.

Kada uspostavite sistem izrade rezervnih kopija, pokušajte jednom da obnovite bazu, da biste proverili kako sistem radi. Mnogo je bolje da to saznate pre havarije na disku, nego posle nje. Izdvojte nekoliko časova svog slobodnog vremena, da biste bili sigurni da će vam se tog sudbonosnog dana kada disk otkaže, sav trud isplatiti. Zahvaljivaćete mi kasnije.

Ako Access koristite na poslu, moguće je da ljudi iz Računskog centra automatski prave rezervne kopije vaših podataka. Da biste bili sigurni, nazovite ih i pitajte.

Kad završite sa radom, izađite ovim redom:

• Ako je otvorena neka baza podataka, izaberite File >> Close ili pritisnite Windowsovo dugme za zatvaranje prozora, u gornjem desnom uglu prozora baze podataka.

Ja sam pomalo staromodan i nemam poverenja da će program sve zatvoriti sam, a da ništa ne zabrlja. Kad god je moguće, ručno zatvorim sve datoteke pre nego što izađem iz programa.

• Zatvorite Access 2000 izborom File >> Exit.

Sad zatvorite i Windows, ako ste završili sa radom za taj dan. To se radi tako što se pritisne Start, a zatim Shut Down. Kada Windows upita da li vi to ozbiljno hoćete da ga zatvorite, pritisnite Yes. Kad Windows završi sa onim što jedan vaspitan softver radi pred spavanje (šta god to bilo), isključite računar i bežite na slobodu.

Slika 1-1: Za jedan pametan program, i nije se tako dobro sakrio.

Slika 1-7: Okvir za dijalog Find and Replace, vama na usluzi.

Ma gde bili u Accessu 2000, pomoć je uvek u blizini. Treće poglavlje obrađuje sve mogućnosti za dobijanje pomoći, do najsitnijih detalja, ali evo jednog saveta za početak.

Kada se nađete u situaciji da ne znate šta dalje, pritisnite taster F1 u gornjem delu tastature. To je Windowsov univerzalni taster za pomoć. Njime se poziva okvir za dijalog ispunjen temama sistema za pomoć, od opšteg pregleda najnovijih i najboljih funkcija Accessa 2000 do fantastično trivijalnih objašnjenja makroa.

Ako niste raspoloženi za istraživanje, postavite pitanje (na engleskom, molim!) Officeovom pomoćniku ili pritisnite dugme Find pri vrhu prozora i potražite temu koja vas zanima. U svakom slučaju, pomoć je nadohvat ruke!