U ovom poglavlju

• Otvaranje nove radne sveske
• Upisivanje tri različite vrste podataka u radni list
• Kako da Excel sam upiše decimalnu zapetu umesto vas
• Svojeručna izrada jednostavnih formula
• Ispravljanje sitnih grešaka prilikom upisivanja podataka
• Upotreba opcije AutoCorrect
• Opcija Auto Complete
• Upotreba opcije AutoFill za kompletiranje niza upisa
• Ograničavanje upisa podataka u grupu ćelija
• Upisivanje istog podatka u veći broj ćelija jednim potezom
• Unošenje ugrađenih funkcija u formule dugmetom Paste Function
• Uređivanje formula dugmetom Edit Formula
• Sabiranje brojeva po redovima i kolonama dugmetom AutoSum
• Kako da sačuvate svoje dragocene rukotvorine

Sad kad znate kako da se ubacite u Excel 2000, vreme je da otkrijete na koje se sve načine zapada u teškoće njegovim korišćenjem! U ovom poglavlju ćete naučiti kako se unose sve moguće vrste informacija u prazne ćelije po radnim listovima koje smo opisali u poglavlju 1. Ovde ćete se upoznati sa Excelovim opcijama AutoCorrect i AutoComplete i njihovom primenom za smanjenje broj grešaka i ubrzanje rada. Dobićete i osnovna uputstva o načinima za izbegavanje monotonije pri unošenju podataka, na primer, prilikom unošenja nizova podataka pomoću opcije AutoFill i upisivanja jednog istog podatka u grupu ćelija u jednom koraku.

Kada otkrijete kako se radni list popunjava podacima, saznaćete i ono najvažnije: kako se informacije čuvaju snimanjem na disk, tako da ih više nikada ne morate ponovo unositi!

Kada Excel pokrenete a da prethodno niste definisali i dokument koji treba otvoriti u isto vreme, na primer, kada pritisnete dugme Microsoft Excel na paleti prečica Officea 2000 (pogledajte poglavlje 1), dobićete praznu radnu svesku u novom prozoru radne sveske. Ova radna sveska privremeno nosi naziv Book1 i sadrži tri prazna radna lista (čiji su nazivi Sheet1, Sheet2 i Sheet3). Rad na novoj proračunskoj tabeli počnite jednostavno unošenjem podataka u prvi list radne sveske Book1 u prozoru radne sveske.

Ovde ćete naći nekoliko osnovnih uputstava (neku vrstu etikecije prilikom unošenja podataka, ako se tako može reći) kojih se treba pridržavati tokom izrade radnih listova i radnih svezaka:

Trudite se da informacije organizujete u tabele podataka smeštenih u susednim (koji se dodiruju) redovima i kolonama. Tabele počnite da pravite tako što ćete, kad god je to moguće, ići od gornjeg levog ugla radnog lista naniže, radije nego udesno. Kada je pogodno, razdvajajte tabele samo sa po jednim redom ili jednom kolonom.

Kada završite sa formiranjem tabela, nemojte ostavljati prazne redove ili kolone između njih, samo zato da biste "nekako razdvojili" informacije. U poglavlju 3 videćete kako se po želji podešava prazan prostor između susednih tabela proširivanjem kolona i redova, i podešavanjem poravnanja.

Ostavite jednu praznu kolonu sa leve strane tabele za zaglavlja redova.

Ostavite jedan prazan red iznad tabele za zaglavlja kolona.

Ako je tabeli potreban naslov, postavite ga u red koji se nalazi iznad reda sa zaglavljima kolona. U slučaju da tabela ima zaglavlja redova, naslov postavite u istu kolonu u kojoj se nalaze ta zaglavlja. U poglavlju 3 naučićete kako se naslov centrira preko svih kolona tabele.

Možda se pitate zašto vas, posle tolike priče o veličini radnih listova u poglavlju 1, upozoravam da ne iskoristite sav taj prostor i da ne rasprostirete podatke po radnom listu gde god vam se prohte. Na kraju krajeva, sa svim tim prostranstvom na samo jednom Excelovom radnom listu, ušteda prostora je poslednja stvar o kojoj bi trebalo brinuti.

I tu biste bili sasvim u pravu... da ne previđate jednu malecku, sićušnu činjenicu: ušteda prostora na radnom listu jednaka je uštedi memorije. Kako tabela sa podacima raste i širi se po kolonama i redovima u nove prostore radnog lista, Excel odlučuje da rezerviše izvesnu količinu memorije i čuva je otvorenom za slučaj da iznenada pomahnitate i popunite podacima sve ćelije koje ste na početku ostavili praznim. To znači da ako bez stvarne potrebe ostavljate prazne redove i kolone (samo zato da biste "lepo sredili" podatke), nepotrebno ćete angažovati memoriju računara koja se inače može iskoristiti za smeštanje novih podataka na radni list.

Sad vam je jasno: krajnja veličina radnog lista određena je količinom memorije u računaru, a ne ukupnim brojem ćelija po radnim listovima radne sveske. Kada utrošite svu memoriju, ostali ste u stvari bez slobodnog prostora bez obzira na to koliko je kolona i redova ostalo nepopunjeno podacima. Držite podatke što bliže jedne drugima, što bi se reklo u "karavanu", da biste što bolje iskoristili raspoloživu memoriju računara.

Osnovno pravilo za unošenje podataka u radni list glasi (čitajte naglas):

Postavite pokazivač ćelije u onu ćeliju u koju podatak treba da bude smešten, a zatim ga tu i upišite.

Vodite računa da Excel mora biti u režimu rada Ready (spreman), to jest, indikator Ready treba da se vidi na statusnoj liniji, pre nego što pokušate da postavite pokazivač u neku ćeliju. Kad počnete da upisujete podatak, Excel se prebaci u režim rada Enter (a reč "Enter" zameni reč "Ready" na mestu indikatora na statusnoj liniji).

Ako niste u režimu rada Ready, probajte tako što ćete pritisnuti taster Esc.

Čim počnete da upisujete podatke u režimu rada Enter, znaci koje upisujete pojavljuju se i u ćeliji na radnom listu i u liniji za formule pri vrhu ekrana. Kad počnete da upisujete nešto čija je konačna sudbina da ostane u tekućoj ćeliji, u isto vreme izazivate i promene na liniji za formule, gde se pojavljuju dva nova dugmeta, Cancel i Enter, između polja za ime (u kome se nalazi adresa tekuće ćelije) i dugmeta Edit Formula.

Kako nastavljate sa upisivanjem, Excel prikazuje vaše napredovanje i na liniji za formule i u aktivnoj ćeliji na radnom listu (vidite sliku 2-1). Međutim, pokazivač za unos teksta (vertikalna trepćuća linija koja služi kao kursor unutar ćelije) vidi se samo na kraju znakova prikazanih u ćeliji.

Kada završite sa upisivanjem podataka potrebno je i da ga postavite u ćeliju, tako da tamo i ostane. U isto vreme, prebacićete program iz režima rada Enter u režim rada Ready, tako da pokazivač ćelije možete premestiti u drugu ćeliju, gde takođe možete upisivati ili uređivati neki podatak.

Da biste završili sa upisivanjem podatka u ćeliju, u isto vreme vrativši Excel iz režima rada Enter u režim rada Ready, pritisnite na polje Enter u liniji za formule, pritisnite taster Enter na tastaturi ili jedan od tastera sa strelicama, na primer, \xaf , \xad , Ž ili \xac , tako da se premestite u sledeću ćeliju.

Međutim, iako sve ove alternative konačno postavljaju podatak u ćeliju, svaka od njih ima za nijansu drugačiji efekat, zato obratite pažnju:

Ako pritisnete polje Enter u liniji za formule, podatak se smešta u ćeliju, a pokazivač ćelije ostaje u ćeliji.

Ako pritisnete taster Enter na tastaturi, podatak se smešta u ćeliju, a pokazivač ćelije se spušta u ćeliju ispod.

Ako pritisnete neki od tastera sa strelicama, podatak se smešta u ćeliju, a pokazivač ćelije premešta se u susednu ćeliju u smeru strelice. Ako pritisnete taster \xaf , pokazivač ćelije premešta se naniže u sledeći niži red, kao i kad pritisnete taster Enter na tastaturi. Međutim, ako pritisnete taster Ž, pokazivač ćelije premešta se udesno u sledeću kolonu; ako pritisnete \xac , pokazivač ćelije premešta se ulevo, u ćeliju prethodne kolone; pritiskom na taster \xaf pomerićete pokazivač u ćeliju jedan red ispod, i na kraju, ako pritisnete taster \xad , pokazivač ćelije premešta se naviše, u ćeliju u prvom redu iznad.

Bilo koji metod da upotrebite za postavljanje upisa u ćeliju, Excel odmah deaktivira liniju za formule i uklanja dugmad Cancel i Enter. Podatak koji ste uneli u ćeliju ostaje u njoj i na radnom listu (sa izvesnim izuzecima o kojima ću govoriti kasnije u ovom poglavlju), tako da svaki put kada pokazivač ćelije postavite u tu ćeliju, podatak se pojavi i u liniji za formule.

Ako tokom upisivanja podatka, ili nakon što ste upisivanje završili, a da ga još niste postavili u ćeliju, primetite da to nije ćelija u koju ste hteli da ga postavite, možete da obrišete i deaktivirate liniju za formule pritiskanjem dugmeta Cancel (ono sa znakom X) ili tastera Esc. Ako to primetite tek pošto ste podatak postavili u ćeliju, moraćete da premestite podatak u drugu ćeliju ili da ga obrišete (o ovim postupcima saznaćete u poglavlju 4).

Dok vi srećno i zadovoljno upisujete podatke u svoje radne tabele, Excel bez vašeg znanja sve vreme analizira ono što upisujete i vrši klasifikaciju u jedan od tri moguća tipa podataka: tekst, vrednost ili formula.

Kada Excel ustanovi da je neki upis formula, on je automatski izračunava i prikazuje izračunatu vrednost u ćeliji na radnom listu (formula se i dalje vidi u liniji za formule). Ako Excel smatra da neki upis nije formula (daću koliko-toliko dobru definiciju formule kasnije u ovom poglavlju), proveriće da li upisani podatak treba klasifikovati kao tekst ili kao vrednost.

Excel pravi razliku između teksta i vrednosti da bi znao kako da poravna upise po ćelijama. Tekstualne upise poravnava prema levoj ivici ćelije, a vrednosti prema desnoj. Takođe, pošto većina formula daje dobre rezultate samo ako ih hranite vrednostima, na osnovu toga što pravi razliku između teksta i vrednosti program zna da li će neki upis moći da se upotrebi u formulama koje pravite. Dovoljno je zasad reći da će vaše formule davati loše rezultate ako koriste kao vrednosti sadržaj iz ćelija u koje je upisan neki tekst.

Tekstualni upis je jednostavno upis koji Excel ne može da klasifikuje ni kao vrednost ni kao formulu. Tekst je dakle, sveobuhvatna kategorija podataka u Excelu. Kao osnovno pravilo, smatrajte većinu tekstualnih upisa (poznatih i kao oznake engl. labels) kombinacijama slova, znakova interpunkcije i brojeva. Tekst se najviše koristi za naslove, zaglavlja i napomene u radnom listu.

Da je Excel upis klasifikovao kao tekst, neposredno se vidi po tome što ga automatski poravna po levoj ivici ćelije. Ako je tekstualni upis duži nego što ćelija može da prikaže, znaci će se prelivati u susedne ćelije nadesno, samo ukoliko su te ćelije prazne (slika 2-2).

To znači da će Excel, ukoliko kasnije upišete podatke u ćeliju u kojoj se vidi tekst preliven iz susedne ćelije, ukloniti preliveni tekst (slika 2-3). Ne brinite: Excel u stvari ne briše ovaj tekst on samo očisti prikaz na ekranu kako bi napravio mesta za novi upis podataka. Ako hoćete da vidite iznenada "zagubljeni" deo tekstualnog upisa, moraćete da proširite kolonu u kojoj se nalazi ćelija koja ga sadrži (ako vam je hitno potrebno da saznate kako se to radi, skoknite po poglavlja 3).

Vrednosti su osnovni elementi većine formula koje pravite u Excelu. Kao takve, postoje u dve sorte: brojevi koji predstavljaju količine (na primer, 14 spratova ili 140.000 dinara) i brojevi koji predstavljaju datume (na primer 24. januar 2000) ili vreme (na primer 2:00 p.m.).

Znaćete da je Excel prihvatio neki upis kao vrednost po tome što će ga poravnati prema desnoj ivici ćelije. Ako je upis nešto duži tako da ne može u celosti da bude prikazan u ćeliji, Excel će tu vrednost automatski prikazati (ništa manje nego) naučnom notacijom (na primer 6E+08 označava cifru 6 praćenu sa osam nula, to jest, vrednost od 600 miliona). Da biste vratili neku vrednost pretvorenu u ovu neobičnu naučnu notaciju u običan broj, jednostavno proširite kolonu u kojoj se dotična ćelija nalazi (objašnjeno u poglavlju 3).

Prilikom izrade radnog lista verovatno najveći deo vremena provodite u upisivanju brojeva koji predstavljaju sve moguće vrste količina, od novca koji ste zaradili (ili izgubili) do procenata kancelarijskih troškova za kafu i krofne (hoćete da kažete kako u vašoj kancelariji ne dobijate krofne).

Da biste upisali brojčanu vrednost koja predstavlja pozitivnu količinu, na primer, novac koji ste zaradili prošle godine, jednostavno izaberite neku ćeliju, upišite brojeve na primer, 459600 i postavite taj upis u ćeliju tako što ćete pritisnuti taster Enter, polje Enter u liniji za formule, i tako dalje. Da biste upisali brojčanu vrednost koja predstavlja negativnu količinu, recimo novac utrošen za kafu i krofne tokom prošle godine, pre upisivanja cifara upis započnite znakom minus (-), to jest, znakom za rastavljanje reči, na primer -175 (baš se i niste pretrgli kad su u pitanju kafa i krofne, pored zarade od 459600), a zatim kompletirajte upis.

Ako ste obučavani u računovodstvu, negativan broj (to za vas predstavlja trošak) možete zatvoriti u zagrade (175). Samo da znate, i pored sveg truda da svoje negativne brojeve (troškove) zatvorite u zagrade, Excel će ih automatski pretvoriti u brojeve koji počinju znakom minus; znači, kada upišete (175) u ćeliju za kafu i krofne, Excel vam uzvrati sa -175 (ne mari, u poglavlju 3 objasniću vam kako da vratite svoje omiljene zagrade).

Numeričkim vrednostima koje predstavljaju novčane količine, kao što je količina novca koju ste zaradili prošle godine, možete dodati znak za valutu i tačke (.) za razdvajanje hijada, isto kao i u štampanim ili pisanim brojevima. Vodite računa o tome da kada upisujete brojeve sa tačkama, Excel na te vrednosti primenjuje brojevni format koji je u skladu sa načinom na koji koristite tačke i zapete (detaljnije objašnjene o brojevnim formatima i njihovoj upotrebi potražite u poglavlju 3). Slično tome, kada ispred neke finansijske vrednosti stavite znak za dolar (ili iza vrednosti upišete Din), Excel primenjuje odgovarajući valutni brojevni format na tu vrednost (koji automatski ubacuje znake za razdvajanje hiljada).

Kada upisujete brojčane vrednosti sa decimalnim mestima, upotrebite zapetu za odvajanje celih od decimalnih mesta. Prilikom upisivanja vrednosti manjih od jedan, Excel automatski dodaje nulu ispred decimalne zapete (Excel će ubaciti 0,34 tamo gde vi upišete ,34) i odbaciti nepotrebne nule u decimalnim mestima (Excel će ubaciti 12,5 tamo gde vi upišete 12,50).

Ako ne znate decimalni ekvivalent vrednosti koja sadrži razlomak, slobodno upišite razlomak onakav kakav jeste. Na primer, ako ne znate da je 2,1875 decimalni ekvivalent razlomka 2 3/16, jednostavno upišite u ćeliju 2 3/16 (obavezno ostavite jedan razmak između 2 i 3). Po kompletiranju upisa, kada postavite pokazivač ćelije u tu ćeliju, na radnom listu ćete videti 2 3/16 ali će u liniji za formule biti broj 2,1875. Kao što ćete videti u poglavlju 3, sasvim je prost trik da se formatira prikaz broja 2 3/16 u ćeliji tako da se izjednači sa 2,1875 u liniji za formule.

Zapamtite da kod upisivanja pravih razlomaka, kao što su 3/4 ili 5/8, morate ispred njih dopisati nulu; na primer, 0 3/4 ili 0 5/8 (obavezno ubacite razmak između nule i razlomka). U suprotnom, Excel će pomisliti da upisujete datume 3. apr (3/4) i 5. avg (5/8).

Kada upisujete brojčane vrednosti koje predstavljaju procente (stote delove), možete da birate:

Možete da podelite broj sa 100 i da upišete decimalni ekvivalent (pomerajući decimalnu zapetu za dva mesta ulevo, kao što ste učili u školi; na primer, upišite ,12 za 12 procenata).

Možete da upišete broj dodavši mu znak za procenat (na primer, upišite 12%).

Ma šta da izaberete, Excel će u ćeliju upisati decimalni broj (u ovom slučaju 0,12). Ako koristite znak za procenat, Excel će na vrednost u radnom listu primeniti procentni brojevni format, i ona će se pojaviti kao 12%.

Kada treba da unesete čitav niz brojeva koji svi treba da imaju isti broj decimalnih mesta, možete aktivirati Excelovu opciju Fixed Decimal, program će sam kontrolisati broj decimalnih mesta umesto vas. Ovo je vrlo praktično kada treba upisati, recimo, stotine finansijskih brojki koje sve imaju po dva decimalna mesta.

Da biste fiksirali broj decimalnih mesta u brojčanim upisima, uradite sledeće:

• Izaberite Tools >> Options sa linije menija.

Otvara se okvir za dijalog Options.

• Izaberite karticu Edit u okviru za dijalog Options.
• U delu Settings, postavite znak za potvrdu u polje pored opcije Fixed decimal.

Po pravilu, Excel fiksira broj decimalnih mesta na dva, i to ulevo od poslednje cifre koju upišete. Ako hoćete da promenite podrazumevani broj decimalnih mesta, pređite na korak 4. U suprotnom, pređite na korak 5.

• Upišite broj decimalnih mesta u polje Places, ili upotrebite dugmad brojača da biste promenili važeću vrednost.

Na primer, vrednost u polju Places možete promeniti na 3 da biste upisivali brojeve sledećeg formata: 00,000

• Pritisnite dugme OK, ili taster Enter.

Excel će aktivirati indikator FIX na statusnoj liniji, tako da će te znati kada je opcija Fixed Decimal aktivna.

Nakon fiksiranja broja decimalnih mesta za numeričke vrednosti, Excel će automatski dodavati decimalnu zapetu svakoj numeričkoj vrednosti koju upišete vi treba samo da upišete cifre i da kompletirate upis u ćeliju. Na primer, ako hoćete da u neku ćeliju upišete broj 100,99 nakon što ste fiksirali broj decimalnih mesta na 2, upišite cifru 10099. Pošto kompletirate upis u ćeliju, Excel će automatski upisati decimalnu zapetu dva mesta zdesna u broju koji ste upisali, ostavljajući u ćeliju broj 100,99.

Kada hoćete da radite sa normalnim načinom upisivanja podataka za brojčane vrednosti (kada sami upisujete decimalna mesta), otvorite okvir za dijalog Options, izaberete karticu Edit, uklonite znak za potvrdu iz opcije Fixed Decimal, a zatim pritisnite dugme OK ili taster Enter. Excel će ukloniti indikator FIX iz statusne linije.

Praktičniji način za korišćenje opcije Fixed Decimal jeste da izaberete jedan blok ćelija u koje ćete upisivati brojeve (pogledajte naslov Upisivanje po blokovima kasnije u ovom poglavlju) i da pritisnete taster Num Lock. Tada sve brojeve za tu selekciju ćelija možete da unesete sa numeričkog dela tastature (po izgledu podseća na tastature koje možete videti na kasama u prodavnicama).

Ako upotrebite ovaj štos, moći ćete brzo da upišete gomilu brojeva u ćelije pomenute selekcije jednostavnim upisivanjem broja u ćeliju i pritiskanjem tastera Enter (kao na kasi). Excel će postaviti decimalnu zapetu gde treba i pomeriti pokazivač ćelije u sledeću nižu ćeliju. Još bolje, kada završite popunjavanje jedne kolone, pritisak na taster Enter premestiće pokazivač ćelije na vrh sledeće kolone u selekciji ćelija, a ne u sledeću nižu ćeliju.

Na slikama 2-4 i 2-5 prikazano je kako ova tehnika radi. Na slici 2-4, opcija Fixed Decimal je aktivna (sa podrazumevana 2 decimalna mesta), i izabran je blok ćelija od B3 do D9. Na slici se takođe vidi da je već upisano šest brojeva u ćelije od B3 do B8, i da će upis u susednu ćeliju, broj 30834,63 upravo biti kompletiran. Da biste upisali ovaj broj sa numeričke tastature dok je aktivna opcija Fixed Decimal, jednostavno na numeričkoj tastaturi otkucajte 3083463.

Na slici 2-5 prikazano je šta se događa pošto pritisnete taster Enter (bilo koji od dva). Kao što možete videti, Excel ne samo što upisuje decimalnu zapetu u vrednost u polju B9, već i pomera pokazivač ćelije naviše i udesno u ćeliju C3, tako da možete nastaviti sa upisivanjem brojeva za tu kolonu.

Na prvi pogled, može vam izgledati čudno što se u Excelu datumi i vreme unose kao vrednosti u ćelije radnog lista, a ne kao tekst. Razlog za to je sasvim jednostavan, zaista: datumi i vremena uneti kao vrednosti mogu se upotrebiti u formulama za izračunavanja, dok datumi i vremena uneti kao tekst ne mogu. Na primer, ako unesete dva datuma kao vrednosti, možete napisati formulu koja će izračunavati broj dana između ta dva datuma. Takav proračun se ne može izvesti ako su datumi uneti kao tekst.

Excel određuje da li je datum ili vreme koje upišete unet kao vrednost ili tekst na osnovu formata kog se pridržavate. Ako se pridržavate jednog od u Excel ugrađenih formata za datum i vreme, program će prihvatiti datum i vreme kao vrednosti. Ako se ne pridržavate ovih formata, program će upisane podatke tretirati kao tekstualni upis jednostavno tako.

Excel prepoznaje sledeće formate za vreme

3:21 PM

3:21:04 PM

15:21

15:21:04

Excel prepoznaje sledeće formate datuma (skraćenice za mesece u godini uvek se sastoje od prva tri slova u nazivu meseca, na primer, Jan, Feb, mar...):

November 24, 1999 ili November 24, 99

11/24/99 ili 11-24-99

25-Nov-99 ili 24/Nov/99 ili čak 24Nov99

25-Nov ili 24/Nov ili 24Nov

Nov-99 ili Nov/99 ili Nov99

Sigurno se pitate šta će se desiti ako u ćeliju radnog lista upišete datum za 2000. godinu? I pored svih horor priča o milenijumskoj grešci G2K (skraćenica za 2000. godinu), kojih ste se nesumnjivo naslušali, unošenje u radni list ma kog datuma posle 1. januara 2000. neće dići u vazduh vaš računar, niti će banka ostati bez podataka o stanju na vašem tekućem računu.

Ma šta vi mislili, kada upisujete datume za 21. vek, dovoljno je da unesete samo dve poslednje cifre. Na primer, datum 6. januar 2000. (mada to nije 21. vek) upisaću u odgovarajuću ćeliju ovako:

1/6/00

Datum 15. februar 2010. u ćeliji radnog lista izgledaće ovako:

2/15/10

Obratite pažnju na to da sistem dvocifrenog upisivanja datuma za 21. vek važi samo za prve tri decenije, odnosno za godine od 2000. do 2029. Počev od godine 2030. morate upisivati sve četiri cifre.

Međutim, ako unosite datume za prve tri decenije 20. veka (od 1900 do 1929), morate uneti sve četiri cifre. Na primer, 30. jul 1925. upisaćete u ćeliju kao

7/30/1925

S druge strane, ako unesete samo dve poslednje cifre (25) za godinu, Excel će uneti datum 2025. umesto 1925!

Čak i ako upišete sve četiri cifre, Excel će progutati prve dve, što, nažalost, znači da će 30. jul 1925. i 30. jul 2025. izgledati isto 7/30/25.

Jedini način da se vidi razlika između ta dva datuma jeste da se na ćeliju postavi pokazivač ćelije i da se tačan datum pročita na liniji formule, ili da se primeni format datuma koji prikazuje sve četiri cifre godine. (Za više detalja o tome pročitajte odeljak Upotreba okvira za dijalog Format Cells, u poglavlju 3.)

Formule su stvarna snaga jednog radnog lista. Ako ih pravilno koristite, izračunaće tačnu vrednost već pri prvom upisivanju u ćeliju. Nadalje, izračunata vrednost biće automatski ažurirana, to jest, ponovo izračunata, kad god promenite neku od vrednosti koje formula koristi.

Excelu najavljujete nameru da upišete neku formulu (a ne tekst ili vrednost) upisivanjem znaka jednakosti (=). Najjednostavnije formule sastoje se od znaka jednakosti i neke od ugrađenih funkcija, kao što su SUM ili AVERAGE. (Pročitajte tekst pod naslovom Ubacivanje funkcije u formulu pomoću funkcije Paste Function i Formula (Palette), u ovom poglavlju, da biste saznali detalje u vezi sa upotrebom funkcija u formulama.) Ostale jednostavnije formule sastoje se od nizova vrednosti (ili referenci ćelija u kojima su upisane neke vrednosti), razdvojenih pomoću jednog ili više matematičkih operatora:

+ (plus) za sabiranje

- (minus) za oduzimanje

* (zvezdica) za množenje

/ (kosa crta) za deljenje

\xf6 (kapica) za stepenovanje

Na primer, da biste u ćeliji C2 imali vrednost koja predstavlja umnožak vrednosti u ćeliji A2 i vrednosti u ćeliji B2, u ćeliju C2 treba da postavite sledeću formulu:

=A2*B2

Da biste ovu formulu postavili u ćeliju C2, uradite sledeće:

• Izaberite ćeliju C2.
• Upišite celu formulu =A2*B2 u ćeliju.
• Pritisnite Enter.

Ili

• Izaberite ćeliju C2.
• Upišite = (znak jednakosti).
• Izaberite ćeliju A2 na radnom listu pomoću miša ili pomoću tastature.

Ovaj korak postavlja referencu ćelije A2 u formulu (kao što je prikazano na slici 2-6).

• Upišite *.

Za množenje se koristi zvezdica umesto znaka x koji ste koristili u školi.

• Izaberite ćeliju B2 na radnom listu pomoću miša ili pomoću tastature.

Ovaj korak postavlja referencu ćelije B2 u formulu (kao što je prikazano na slici 2-7).

• Pritisnite polje Enter na liniji za formule da biste kompletirali upisivanje formule, ostavivši u isto vreme pokazivač ćelije u ćeliji C2.

Excel će izračunatu vrednost ispisati u ćeliji C2, a formulu =A2*B2 u liniji za formule (prikazano na slici 2-8).

Kada završite upisivanje formule =A2*B2 u ćeliju C2 na radnom listu, Excel prikazuje izračunati rezultat koji zavisi od tekućih vrednosti u ćelijama A2 i B2. Najveću vrednost elektronskih radnih tabela predstavlja baš ta mogućnost formula da automatski izračunaju nov rezultat u trenutku kada se promene vrednosti u ćelijama na koje upućuju reference upisane u formule.

Sad dolazi zabavni deo: pošto upišete formulu, recimo onu što smo maločas pomenuli i koja sadrži reference nekih ćelija (a ne same vrednosti), možete menjati vrednosti u tim ćelijama, a Excel će automatski ponovo uraditi proračun prema toj formuli, koristeći nove vrednosti i prikazati ažurirani rezultat na radnom listu! Koristeći primer prikazan na slici 2-8, pretpostavimo da želite da promenite vrednost u ćeliji B2 sa 100 n 50. U trenutku kada kompletirate ovu promenu u ćeliji B2, Excel će preračunati formulu i prikazati nov rezultat, 1000, u ćeliji C2.

Pomenuti metod odabiranja ćelija koje će biti upotrebljene u nekoj formuli umesto upisivanja njihovih referenci neposredno u formulu, zove se poentiranje. Poentiranje ne samo što je brže od upisivanja referenci na ćelije, već i smanjuje rizik upisivanja pogrešnih referenci. Kod upisivanja, može vam se lako desiti da upišete pogrešno slovo kolone ili pogrešan broj reda i da ne primetite grešku koju ste napravili.

Ako ćeliju koju hoćete da upotrebite u formuli izaberete pomoću miša ili premeštanjem pokazivača ćelije u nju, smanjujete mogućnost da u formulu unesete referencu pogrešne ćelije.

Mnoge formule koje pravite obavljaju više od jedne matematičke operacije. Excel izvršava svaku operaciju, krećući se sleva nadesno, u skladu sa strogim pravilima prirodnog redosleda aritmetičkih operacija. U ovom redosledu, operacije množenja i deljenja imaju prednost u odnosu na sabiranje i oduzimanje i shodno tome prve se izvršavaju, čak i u slučaju kada se ne nalaze na prvom mestu u formuli (čitajući sleva nadesno).

Razmotrimo niz operacija u sledećoj formuli:

=A2+B2*C2

Ako ćelija A2 sadrži broj 5, B2 broj 10 a C2 broj 2, Excel će računati prema sledećoj formuli:

=5+10*2

U ovoj formuli, Excel množi 10 sa 2, što je jednako 20 i zatim dodaje tom rezultatu broj 5, što daje konačan rezultat 25.

Ako hoćete da Excel prvo sabere vrednosti u ćelijama A2 i B2, a zatim da taj zbir pomnoži sa vrednošću u ćeliji C2, onda operaciju sabiranja zatvorite u zagrade:

=(A2+B2)*C2

Zagrade oko operacije sabiranja upućuju Excel da ovu operaciju treba da izvrši pre operacije množenja. Ako ćelija A2 sadrži broj 5, B2 broj 10, a C2 broj 2, Excel sabira 5 i 10, što je jednako 15, a zatim taj zbir množi sa 2, što kao konačan rezultat daje 30.

U složenijim formulama, treba da dodate više od jednog para zagrada, stavljajući ih jedne unutar drugih (kao one drvene ruske lutke koje se stavljaju jedna u drugu) da biste precizirali redosled kojim će se izvršavati operacije. Kod tako ugnežđenih zagrada, Excel prvo izvršava operacije obuhvaćene unutrašnjim zagradama, a potom njihov rezultat koristi u daljim operacijama. Na primer, razmotrimo sledeću formulu:

=(A4+(B4-C4))*D4

Excel najpre oduzima vrednost u ćeliji C4 od vrednosti u ćeliji B4, zatim tu razliku dodaje vrednosti u ćeliji A4 i najzad taj zbir množi sa vrednošću u ćeliji D4.

Ako bi u gornjoj formuli zagrade izostale, prepušten sam sebi, Excel bi prvo pomnožio vrednosti u ćelijama C4 i D4, zatim bi tako dobijenu vrednost oduzeo od zbira vrednosti u ćelijama A4 i B4.

Ne brinite ako prilikom gnežđenja ne uparite pažljivo zagrade u formulama da biste svakoj otvorenoj (levoj) zagradi obezbedili i zatvorenu (desnu) zagradu. Ako izostavite neku zatvorenu zagradu i pokušate da postavite formulu u ćeliju, Excel će prikazati okvir za dijalog sa predlogom šta treba uraditi da bi se ispravila greška i postigla ravnoteža između parova. Ako prihvatate predlog, pritisnite dugme Yes.

Pod izvesnim okolnostima, čak i najbolje napisane formule se razgoropade u trenutku kad ih postavite u radni list. Umesto lepo izračunate vrednosti ugledaćete čudnu i nerazumljivu poruku, ispisanu velikim slovima, koja počinje simbolom za broj (#), a završava se uzvičnikom (!), a u jednom slučaju i upitnikom (?). Ove neobične pojave poznate su, u rečniku radnih tabela, pod imenom vrednost greške (engl. error value). Svrha njihovog postojanja je da vas obaveste kako neki element bilo u samoj liniji za formule, bilo u ćeliji na koju se referenca formule odnosi sprečava Excel da kao rezultat da pretpostavljenu izračunatu vrednost.

Najgora stvar sa vrednostima greške jeste što se lako šire i na ostale formule radnog lista. Ako jedna formula rezultira vrednošću greške, a druga formula u drugoj ćeliji sadrži referencu na vrednost izračunatu prvom formulom, i druga formula će kao rezultat imati istu vrednost greške, i tako redom.

Kada se u nekoj ćeliji pojavi vrednost greške, morate da ustanovite njen uzrok i popravite formulu. U tabeli 2-1 navedene su pojedine vrednosti greške na koje ćete verovatno naići kao i objašnjenja najčešćih uzroka.

Tabela 2-1  Vrednosti greške na koje ćete naići u nepravilnim formulama
U ćeliji se pojavljuje	Šta se tu događa?
#DIV/0!	Pojavljuje se kada se formulom traži deljenje ćelijom koja sadrži vrednost 0, ili, što je češći slučaj, ćelijom koja je prazna. Deljenje nulom je u našoj matematici zabranjeno.
#NAME?	Pojavljuje se kada formula sadrži referencu na ime područja (pogledajte poglavlje 6 za obaveštenja o imenovanju skupova ćelija zvanih i područja) koje ne postoji u radnom listu. Ova vrednost greške pojavljuje se kada upišete pogrešno ime područja ili kad tekst koji se pojavljuje u formuli ne stavite pod znake navoda, tako da Excel taj tekst smatra za referencu na ime područja.
#NULL!	Najčešće se javlja kad umetnete razmak (tamo gde treba da se nađe tačka sa zapetom) da biste razdvojili reference ćelija koje služe kao argumenti u funkcijama.
#NUM!	Javlja se kad Excel naiđe na problem sa brojem u formuli, na primer, na pogrešan tip argumenta u funkciji, ili kad je rezultat izračunavanja toliko veliki (odnosno mali) broj da se ne može predstaviti na radnom listu.
#REF!	Pojavljuje se kad Excel naiđe na pogrešnu referencu ćelije, na primer, ako izbrišete ćeliju na koju se odnosi referenca u formuli, ili kad iskopirate nove ćelije preko ćelija za koje već postoji referenca u datoj formuli.
#VALUE!	Pojavljuje se pri upotrebi argumenta pogrešnog tipa i pri upotrebi pogrešnog operatora u funkciji ili kad zahtevate matematičku operaciju nad ćelijama koje sadrže samo tekstualne upise.

Ispravljanje grubih grešaka prilikom unošenja podataka

Svi želimo da budemo bezgrešni, ali avaj, malo je takvih među nama. Najbolje što možemo da uradimo jeste da se pripremimo za neizbežan trenutak kada shvatimo da smo zabrljali. Kada unosite velike količine podataka, nestašne greščice u kucanju sasvim se lako uvuku u vaš rad. Ipak, u naporu da izradite savršen radni list, niste prepušteni sami sebi niti ste bespomoćni: kao prvo, pomoću opcije AutoCorrect podesite Excel da automatski ispravlja daktilografske greške, u trenutku kada se i dogode; drugo, svojeručno i odmah ispravljajte sve greške u kucanju koje se provuku, bilo dok podatak upisujete ili nakon što ste ga postavili u ćeliju.

Opcija AutoCorrect je bogomdana za sve nas koji uporno ponavljamo iste greške prilikom kucanja. Pomoću ove opcije skrenućete Excelu pažnju na svoje uobičajene greške u kucanju i objasniti mu kako da ih automatski ispravlja umesto vas.

Odmah pošto instalirate Excel, opcija AutoCorrect već zna da treba automatski da ispravi dva uzastopna velika slova na početku reči (zamenjujući drugo veliko slovo malim slovom), da nazive dana u nedelji ispiše velikim slovom na početku reči i da zameni izvestan broj tekstualnih upisa i tipografskih grešaka unapred zadatim tekstom.

Spisak tekstualnih upisa koji će automatski biti zamenjeni unapred zadatim tekstom možete dopunjavati u toku rada, kad god vam to zatreba. Tekst za zamenu može biti dvojak: tekst za zamenu uobičajenih tipografskih grešaka i tekst u punoj formi kojim se zamenjuju skraćenice i akronimi koje često kucate.

Dopuna spiska skraćenica i grešaka izgleda ovako:

• Iz linije menija izaberite Tools >> AutoCorrect. Pojaviće se okvir za dijalog AutoCorrect.
• U tekstualno polje Replace upišite tipografsku grešku, odnosno skraćenicu.
• Upišite ispravku, odnosno ceo tekst u polje With.
• Pritisnite dugme Add (ili taster Enter) da biste novu ispravku, odnosno skraćenicu uveli u spisak opcije AutoCorrect.
• Pritisnite dugme OK da biste zatvorili okvir za dijalog AutoCorrect.

Na slici 2-9 prikazan je okvir za dijalog AutoCorrect nakon što sam upisao "Ipg" u tekstualno polje Replace i "Labava poslovna grupacija" u polje With. Pošto pritisnem dugme Add, kojim se ova skraćenica dodaje u spisak opcije AutoCorrect i zatvorim okvir za dijalog AutoCorrect, više ne moram da pazim da li ću dobro ispisati Labava poslovna grupacija u bilo kom radnom listu, zato što će AutoCorrect biti tu, uvek spreman da moj "Ipg", odmah pošto ga otkucam, zameni sa "Labava poslovna grupacija".

Uprkos pomoći opcije AutoCorrect, neke greške nećete izbeći. Kako ćete ih ispravljati zavisi od toga da li ste ih primetili pre ili nakon postavljanja upisa u ćeliju.

Ako grešku primetite pre postavljanja upisa u ćeliju, možete je ukloniti pritiskanjem tastera Backspace (taster koji se nalazi odmah iznad tastera Enter) onoliko puta koliko je potrebno da izbrišete iz ćelije pogrešno upisanih znakova. Zatim upišite ono što treba i postavite upis u ćeliju.

Ako grešku primetite odmah pošto postavite upis u ćeliju, upis možete ili kompletno zameniti, ili ispraviti samo pogrešno unete znake.

Kada su u pitanju kratki upisi, verovatno ćete se opredeliti za kompletnu zamenu. Postavite pokazivač ćelije u ćeliju sa greškom, upišite ispravan sadržaj i postavite ga u ćeliju pritiskom na polje Enter, taster Enter, ili na jedan od tastera sa strelicama.

Kada je greška srazmerno mala, a upis nešto duži, biće jednostavnije da grešku ispravite uređivanjem sadržaja ćelije umesto potpunom zamenom. Pritisnite dvaput na ćeliju ili je izaberite na neki drugi način, a zatim pritisnite taster F2.

Svaki od ovih postupaka aktiviraće liniju za formule: na njoj će se pojaviti polja Cancel i Enter uz istovremeno postavljanje pokazivača za unos teksta (odnosno kursora) u ćeliju na radnom listu. (Tamo gde pritisnete dvaput mišem, tu ćete postaviti pokazivač za unos teksta, ako pritisnete F2, pokazivač za unos teksta postavlja se iza poslednjeg znaka u ćeliji.)

Zapazite takođe da se i indikator režima rada menja i da sada na njemu piše Edit. U ovom režimu rada možete upotrebiti miša ili tastere sa strelicama da biste premestili pokazivač za unos teksta na odgovarajuće mesto u ćeliji.

U tabeli 2-2 dat je spisak kombinacija tastera za premeštanje pokazivača za unos teksta po ćeliji. Ako hoćete da upišete nove znake na mestu pokazivača za unos teksta, jednostavno počnite da upisujete. Ako hoćete da upišete nove znakove uz istovremeno brisanje postojećih, pritisnite taster Ins kako biste sa normalnog režima rada (umetanje teksta) prešli u režim rada kada se tekst upisuje preko postojećeg. Da biste se vratili u uobičajen režim rada sa umetanjem teksta, još jednom pritisnite taster Ins. Kada završite unošenje ispravki u ćeliju, morate da pritisnete Enter da bi Excel ažurirao sadržaj te ćelije.

Dok je Excel u režimu rada Edit, izmenjen sadržaj u ćeliju postavićete pritiskom na polje Enter ili na taster Enter. Tastere sa strelicama možete da koristite za kompletiranje upisa u ćeliju samo kad je program u režimu rada Enter. Dok je program u režimu rada Edit, tasteri sa strelicama samo pomeraju pokazivač za unos teksta po ćeliji koju uređujete, i ne mogu ga premestiti u drugu ćeliju.

Tabela 2-2  Tasteri za ispravljanje grešaka u ćeliji
Taster(i)	Šta kombinacija tastera radi
Del	Briše prvi znak desno od pokazivača za unos teksta
Backspace	Briše prvi znak levo od pokazivača za unos teksta
Ž	Pomera pokazivač za unos teksta za jedan znak udesno
\xac	Pomera pokazivač za unos teksta za jedan znak ulevo
\xad	Postavlja pokazivač za unos teksta, kada se ovaj nađe na kraju ćelije, na njegovu prethodnu poziciju ulevo
End ili \xaf	Postavlja pokazivač za unos teksta iza poslednjeg znaka u ćeliji
Home	Postavlja pokazivač za unos teksta ispred prvog znaka u ćeliji
Ctrl+Ž	Postavlja pokazivač za unos teksta na početak sledeće reči u ćeliji
Ctrl+\xac	Postavlja pokazivač za unos teksta na početak prethodne reči u ćeliji
Ins	Prebacuje iz režima rada sa umetanjem teksta u režim rada sa pisanjem preko postojećeg teksta

Izbegavanje monotonije pri upisivanju podataka

Pre nego što prekinemo priču o unošenju podataka, dužnost mi je da obradim nekoliko prečica koje zaista pomažu da se smanji monotonija prilikom obavljanja ovog posla. Saveti za unošenje podataka podrazumevaju upotrebu opcija AutoComplete i AutoFill, unošenje podataka u unapred izabrane blokove ćelija, kao i unošenje istovetnih podataka u čitavu grupu ćelija jednim potezom.

Opcija AutoComplete u Excelu 2000 nije nešto sa čim možete uraditi bilo šta: to je ono čega morate biti svesni dok unosite podatke. U pokušaju da vam barem malo olakšaju dosadan posao unošenja podataka, dobroćudni projektanti softvera u Microsoftu smislili su opciju AutoComplete.

AutoComplete je nešto kao priglupi čitač misli koji na osnovu onoga što ste upisali ranije predviđa šta je sledeće šta biste mogli upisati. Ova opcija dolazi do izražaja samo kada unosite kolonu tekstualnih upisa. (Ne radi prilikom upisivanja vrednosti i formula, kao ni pri popunjavanju redova ćelija tekstom.) Kada popunjavate kolonu ćelija tekstualnim upisima, AutoComplete pamti upise koje stavljate u ćelije i automatski ih duplira u sledećim redovima kad god novi upis počnete istim slovom kojim počinje postojeći upis u koloni.

Primera radi, recimo da sam upisao Dijetni centri Spartanac (jedna od kompanija u vlasništvu i pod upravom preduzeća Labava poslovna grupacija) u ćeliju A3, da sam zatim pomerio pokazivač ćelije jedan red niže u ćeliju A4 i pritisnuo D (veliko ili malo, svejedno), AutoComplete u tu ćeliju automatski ubacuje "Dijetni centri Spartanac" iza slova D, kao što je prikazano na slici 2-10.

Sad, to je veoma zgodno ako mi Dijetni centri Spartanac treba kao zaglavlje reda i u ćeliji A3 i u ćeliji A4. Međutim, predviđajući da ću možda hteti da upišem nešto drugo, što takođe počinje slovom D, AutoComplete ostavlja umetnuti tekst istaknutim. To znači da ću, ako nastavim da kucam, zameniti umetnuti tekst novim tekstom (što bih i uradio nakon snimanja slike 2-10, da mi je trebalo da upišem Detektivsku agenciju Malog Bore još jednu od kompanija u vlasništvu Labave poslovne grupacije u ćeliju A4).

Ako upisivanjem novog teksta prepišete umetnuti tekst koji je AutoComplete ubacio u kolonu (kao što bih ja uradio, upisujući Detektivsku agenciju umesto Dijetnih centara u ćeliju A4), definitivno ukidate njegovu sposobnost da i dalje upisuje duplikate za to konkretno slovo. U mom primeru, nakon što sam tekst Dijetni centri Spartanac zamenio tekstom Detektivska agencija u ćeliji A4, AutoComplete neće učiniti ništa ako u ćeliju A5 upišem slovo D. Drugim rečima, bićete prepušteni sami sebi ako ne prihvatite njegove preporuke za upisivanje teksta.

Mnogi radni listovi koje pravite u Excelu zahtevaju da unesete niz uzastopnih datuma ili brojeva. Na primer, naslovićete kolone nazivima kalendarskih meseci, od januara do decembra, ili ćete numerisati redove, recimo od 1 do 10.

Excelova opcija AutoFill ovaj posao obavlja u jednom potezu. Sve što treba da uradite jeste da unesete početnu vrednost niza. U većini slučajeva, opcija AutoFill je dovoljno pametna da pretpostavi kako treba razviti niz dok vi povlačite ručku za popunu nadesno (za postavljanje niza vrednosti u kolone) ili naniže (za postavljanje niza vrednosti u redove).

Ne zaboravite da ručica za popunu pomoću opcije AutoFill izgleda kao mali znak plus (+) i da se pojavljuje samo kada pokazivač miša postavite nad donji desni ugao ćelije (odnosno poslednje ćelije, ukoliko ste izabrali blok ćelija). Znajte da kad povlačite selekciju ćelija pomoću miša sa pokazivačem u obliku belog krsta a ne ručkom za popunu, Excel samo proširuje selekciju ćelija na nove ćelije (pročitajte više o tome u poglavlju 3). Ako povlačite selekciju ćelija pokazivačem u obliku strelice, Excel premešta selekciju (poglavlje 4).

Prilikom ispisivanja niza pomoću ručice za popunu, možete povlačiti samo u jednom pravcu odjednom. Na primer, možete ispisati niz ili popuniti područje ulevo ili udesno od područja ćelija koje sadrže početne vrednosti. Takođe možete ispisati niz ili popuniti područje ćelija iznad ili ispod područja ćelija koje sadrže početne vrednosti. Međutim, ne možete ispisati niz ili popuniti područje u oba pravca istovremeno (recimo naniže i udesno dijagonalnim povlačenjem ručke za popunu).

Dok povlačite miša, program vas obaveštava o sadržaju koji će biti smešten u krajnju ćeliju izabranog područja, njegovim ispisivanjem pored pokazivača miša. Kada nakon produžavanja niza ručicom za popunu otpustite taster miša, Excel će sve izabrane ćelije popuniti vrednostima niza ili početnom vrednošću.

Slike 2-11 i 2-12 ilustruju upotrebu opcije AutoFill za upisivanje naziva kalendarskih meseci, počev od januara u ćeliji B2 do juna u ćeliji G2. Da biste to uradili, jednostavno upišite januar u ćeliju B2 i postavite pokazivač miša na ručicu za popunu u donjem desnom uglu ćelije a zatim je povucite udesno do ćelije G2 (kao što je prikazano na slici 2-11). Kada otpustite taster miša, Excel će upisati nazive preostalih meseci (od februara do juna) u izabrane ćelije (kao što je prikazano na slici 2-12). Primetićete da Excel ostavlja ove ćelije istaknutim, pružajući vam priliku da ako ste povukli previše, vratite ručicu za popunu ulevo i uklonite nazive meseci koji vam nisu potrebni. Ako je povlačenje bilo kratko, možete ponovo uhvatiti ručicu za popunu i povući je udesno da biste produžili niz meseci za onoliko koliko je potrebno.

U tabeli 2-3 prikazane su razne početne vrednosti koje se mogu upotrebiti sa opcijom AutoFill, kao i vrste nizova koje će Excel napraviti na osnovu njih.

Početna vrednost koju izaberete, AutoFillu služi za "dizajniranje" niza. Svi uzorci nizova u tabeli 2-3 uvećavaju se za faktor 1 (jedan dan, jedan mesec, broj jedan). AutoFillu možete da naredite da stvara nizove sa faktorom različitim od 1: u dve susedne ćelije upišite vrednosti koje će poslužiti kao uzorak i koje predstavljaju razliku koju želite između uzastopnih vrednosti u nizu. Neka ove dve vrednosti budu početna selekcija koju ćete produžiti ručicom za popunu.

Na primer, da biste počeli niz subotom i upisali svaki drugi dan duž jednog reda, upišite Subota u prvu ćeliju i Ponedeljak u susednu ćeliju. Pošto izaberete ove dve ćelije, povucite ručicu za popunu udesno preko ćelija, onoliko koliko vam treba. Kada otpustite taster miša, Excel će, u skladu sa primerom postavljenim u prve dve ćelije, u ostale ćelije upisati svaki drugi dan (sreda iza ponedeljka, petak iza srede, i tako dalje).

Tabela 2-3  Uzorci nizova koje možete praviti opcijom AutoFill
Vrednost upisana u prvu ćeliju	Razvijen niz koji stvara Auto Fill u tri sledeće ćelije
Jun	Jul, Avgust, Septembar
Jun	Jul, Avg, Sep
Utorak	Sreda, Četvrtak, Petak
Uto	Sre, Čet, Pet
1.4.99.	2.4.99, 3.4.99, 4.4.99
Jan-00	Feb-00, Mar-00, Apr-00
15 Feb	16 Feb, 17 Feb, 18 Feb
10:00 PM	11:00 PM, 12:00 PM, 1:00 PM
8:01	9:01, 10:01, 11:01
Kvartal 1	Kvartal 2, Kvartal 3, Kvartal 4
Qtr 2	Qtr 3, Qtr 4, Qtr 1
Q 3	Q 4, Q 1, Q 2
Proizvod 1	Proizvod 2, Proizvod 3, Proizvod 4
1 Proizvod	2 Proizvod, 3 Proizvod, 4 Proizvod

Kopiranje pomoću AutoFilla

AutoFill možete upotrebiti kako biste iskopirali tekstualni upis u celo područje ćelija (umesto popunjavanja nizova srodnih upisa). Da biste iskopirali tekstualni upis u područje ćelija, morate držati pritisnut taster Ctrl dok pritiskate ručicu za popunu i povlačite je. Kad pritisnete mišem ručicu za popunu dok držite pritisnut taster Ctrl, pojavljuje se znak plus s desne strane ručice znak da će AutoFill kopirati sadržaj tekuće ćelije i da neće na osnovu njega formirati niz (to se vidi i po tome što se pored pokazivača miša koji povlačite vidi stalno isti sadržaj, jednak sadržaju početne ćelije).

Mada držanje pritisnutog tastera Ctrl dok povlačite ručicu za popunu kopira tekstualni upis, sasvim suprotno važi kad su u pitanju numeričke vrednosti! Ako upišete broj, recimo 17, u ćeliju i povučete ručicu za popunu duž reda, Excel će jednostavno iskopirati broj 17 u sve izabrane ćelije. Međutim, ako pri tom držite pritisnut taster Ctrl, Excel će upisati niz brojeva (17, 18, 19 i tako dalje).

Osim promene inkrementa u nizu koji se pravi opcijom AutoFill, možete praviti i nizove po izboru. Na primer, pod okriljem preduzeća Labava poslovna grupacija nalaze se sledeće kompanije:

Dijetni centri Spartanac

Centri za rekreaciju Fit i Nes

Mama Julina slatka peciva

RDD sanatorijum

Perine pite i bureci

Radionice za brze popravke Tik-tak

Detektivska agencija mali Bora Okac

Umesto da kucate ovaj spisak kompanija u ćelije svakog novog radnog lista (ili da ga kopirate sa nekog postojećeg), možete napraviti niz čiji će članovi biti upravo nabrojane kompanije po navedenom redu. Ovakav niz proizvodi ceo spisak kompanija jednostavnim upisivanjem Dijetni centri Spartanac u prvu ćeliju i povlačenjem ručice za popunu preko praznih ćelija u kojima treba da se pojavi ostatak kompanija.

Da biste napravili ovakvu vrstu niza po sopstvenom izboru, uradite sledeće:

• Izaberite Tools >> Options iz linije menija da biste otvorili okvir za dijalog Options.
• Izaberite karticu Custom Lists. Pojaviće se polja Custom lists i List entries.

Ako ste već utrošili vreme i trud na upisivanje spiska po izboru u područje ćelija, pređite na korak 3a; ako to još niste uradili, pređite na korak 3b.

• Pritisnite mišem bilo gde u tekstualno polje Import List from cells, a zatim odvucite okvir za dijalog u stranu tako da možete da vidite svoj spisak i da izaberete područje ćelija (pogledajte poglavlje 3 da biste saznali više detalja o tome). Pošto izaberete ćelije, pritisnite dugme Import da biste iskopirali spisak u polje sa spiskom List entries i pređite na korak 5 (kao što je prikazano na slici 2-13).
• Pritisnite mišem u polje sa spiskom List entries, a zatim upišite stavke spiska, jednu po jednu (u redosledu koji vam je potreban). Obavezno pritisnite taster Enter svaki put kada završite upis stavke.

Kada se sve stavke spiska po izboru nađu u polju sa spiskom List entries, i u redosledu koji vam odgovara, pređite na korak 4.

• Pritisnite dugme Add kako biste spisak stavki dodali u polje Custom lists.

Sada možete pripremiti i druge spiskove po izboru ako su vam potrebni, prema napred navedenoj proceduri. Kada završite, pređite na korak 5.

• Pritisnite dugme OK ili taster Enter da biste zatvorili okvir za dijalog Options i vratili se u tekući radni list.

Pošto ste napravili spisak po izboru, od tog trenutka a zatim nadalje dovoljno je da upišete prvu stavku spiska u neku ćeliju i upotrebite ručku za popunu da biste ceo spisak upisali u ćelije ispod ili udesno.

Ako ne želite da upisujete ni prvu stavku spiska, iskoristite opciju AutoCorrect pogledajte naslov AutoCorrect radi za vas u ovom poglavlju koja će je ispisati umesto vas odmah pošto upišete svoj omiljeni akronim (na primer, "dcs" za "Dijetni centri Spartanac").

Kad u novi radni list treba da postavite tabelu sa podacima, možete pojednostaviti posao unošenja podataka ako, pre nego što unesete ijedan podatak, izaberete sve prazne ćelije od kojih će se tabela sastojati. Samo postavite pokazivač ćelije u prvu ćeliju buduće tabele a zatim izaberite ostale potrebne ćelije u susednim, uzastopnim kolonama i redovima (za detalje oko biranja područja ćelija pogledajte poglavlje 3). Pošto ste izabrali blok ćelija možete da upišete prvi podatak u tabelu.

Kada neki skup, odnosno blok ćelija (poznat i kao područje engl. range) izaberete pre unošenja podataka u njega, Excel ograničava upisivanje podataka u to područje na sledeći način:

Program automatski pomera pokazivač ćelije u sledeću ćeliju područja kada pritisnete polje Enter ili taster Enter radi postavljanja upisa u ćeliju.

U području ćelija koje se sastoji od nekoliko kolona i redova, Excel pomera pokazivač ćelije naniže u prvi sledeći red tekuće kolone nakon što neki podatak postavite u ćeliju. Kad pokazivač ćelije stigne do ćelije u poslednjem redu, njegovo sledeće pomeranje postavlja ga u prvi red u susednoj koloni desno. Ako područje ćelija ima samo jedan red, Excel pomera pokazivač ćelije duž reda, sleva nadesno.

Kada i poslednji podatak postavite u poslednju ćeliju izabranog područja, Excel premešta pokazivač ćelije u prvu ćeliju sada kompletirane tabele. Pritisnite jedanput mišem neku od ćelija (unutar ili izvan izabranog područja, svejedno) ili neki od tastera sa strelicama, kako biste ukinuli izbor područja.

Pazite da umesto polja Enter ili tastera Enter (prilikom postavljanja podataka u ćelije izabranog područja) ne pritisnete neki od tastera sa strelicama. Pritisak tastera sa strelicom ukida izbor područja ćelija kada Excel pomeri pokazivač ćelije. Za pomeranje pokazivača ćelije po području bez narušavanja izabranosti područja poslužite se sledećim metodima:

Pritiskanjem tastera Enter poterajte pokazivač ćelije niz redove i preko kolona u području. Upotrebite Shift+Enter za kretanje u suprotnom smeru.

Pritisnite taster Tab da biste prešli u sledeću ćeliju u susednoj desnoj koloni, a zatim naniže duž svakog reda u području. Upotrebite Shift+Tab za kretanje u suprotnom smeru.

Pritisnite Ctrl+. (tačka) da biste se prebacili iz jednog ugla područja u drugi ugao.

Ekspresno unošenje podataka

Uštedećete dosta vremena i truda ako jedan isti upis (tekst, vrednost ili formula) treba da se pojavi u velikom broju ćelija na radnom listu; možete ga uneti u sve te ćelije jednim potezom. Najpre izaberite područja ćelija u koja će biti uneseni podaci. (Excel omogućuje izbor više od jednog područja za ovakvu vrstu posla u poglavlju 3 naći ćete više detalja o tome.) Zatim pripremite upis u liniji za formule i pritisnite Ctrl+Enter kako biste ga uneli u sva izabrana područja.

Ključ za uspeh ovakve operacije jeste držanje tastera Ctrl pritisnutim. Ako to propustite i pritisnete samo taster Enter, Excel će postaviti upis samo u prvu ćeliju izabranog područja ćelija.

Podatke možete još brže da upisujete u listu sa formulama ako izaberete opciju Extend list formats and formulas na kartici Edit u okviru za dijalog Options (okvir se otvara izborom Tools >> Options sa linije menija). Kada izaberete pomenutu opciju, Excel automatski formatira nove podatke koje upisujete u poslednji red liste tako da odgovaraju sličnim podacima u redovima iznad i snima formule iz prethodnih redova. Imajte na umu da ova mogućnost da "projurite" podrazumeva da ručno upišete formule i formatirate upis podataka u najmanje tri reda koja prethode novom redu.

Ranije u ovom poglavlju pokazao sam vam kako da pravite formule koje izvršavaju jednostavne matematičke operacije: sabiranje, oduzimanje, množenje i deljenje. Umesto da ni iz čega pravite složenije formule pomoću zamršenih kombinacija ovih osnovnih operacija, možda ćete pronaći neku od Excelovih funkcija koja će obaviti posao umesto vas.

Funkcija je unapred definisana formula koja izvršava određeni tip izračunavanja. Sve što treba da uradite kako biste upotrebili funkciju jeste da obezbedite vrednosti koje ta funkcija koristi za svoja proračunavanja (u rečniku kojim se služe gurui radnih tabela, te vrednosti se nazivaju argumentima funkcije). Kao i kod jednostavnih formula, za većinu funkcija argumente možete unositi kao numeričke vrednosti (recimo 22 ili -4,56) ili, što je uobičajeno, kao reference ćelija (na primer, B10) ili kao reference područja ćelija (na primer, C3:F3).

Funkcije, kao i formule koje sami pravite, moraju počinjati znakom jednakosti (=) tako da Excel zna da funkciju treba da unese kao formulu, a ne kao tekst. Iza znaka jednakosti upišite ime funkcije. (Svejedno je da li ćete to učiniti velikim ili malim slovima ukoliko ne napravite grešku u upisivanju.) Iza imena funkcije upišite argumente za koje proračun treba da se izvrši. Svi argumenti funkcija moraju biti stavljeni u zagrade.

Ako funkciju upisujete neposredno u ćeliju, setite se da ne upišete razmak između imena funkcije, znaka jednakosti i argumenata zatvorenih u zagrade. Neke funkcije koriste više od jedne vrednosti za izvršavanje zadatih proračuna. U tom slučaju argumente razdvojte tačkom sa zapetom, a ne praznim mestom.

Pošto upišete znak jednakosti, ime funkcije i levu zagradu koja označava mesto na kom počinju argumenti funkcije, umesto da upisujete reference ćelija možete izabrati bilo koju ćeliju ili opseg ćelija koje hoćete da upotrebite kao prvi argument. Ako funkcija koristi više od jednog argumenta, izaberite ćeliju ili područje ćelija koje ćete upotrebiti kao drugi argument odmah pošto upišete tačku sa zapetom (;) kojom se kompletira unošenje prvog argumenta.

Kada unesete poslednji argument, upišite desnu zagradu da biste označili kraj spiska argumenata, a zatim pritisnite polje Enter ili taster Enter, ili neki od tastera sa strelicama da biste postavili funkciju u ćeliju i da bi Excel izračunao traženu vrednost.

Mada funkciju možete ubaciti jednostavnim upisivanjem pravo u ćeliju, treba da znate da u Excelu postoji i dugme Paste Function. Ono se nalazi na paleti sa alatkama Standard, a kada ga pritisnete otvara se okvir za dijalog koji se takođe zove Paste Function i iz koga možete birati funkcije koje vam trebaju. Kada izaberete funkciju, Excel otvara okvir za dijalog Formula Palette, odmah ispod linije za formule. Formula Palette je ono mesto na kome zadajete argumente funkcije. Pravu korist od ovog okvira za dijalog uvidećete kada se pozabavite nekom od neuobičajenih ili složenijih funkcija (neke od tih bebica znaju da budu zaista čupave), i ako je u isto vreme aktivan i Clippit, Officeov pomoćnik (pogledajte naslov Diskusija sa Office Assistantom u poglavlju 1). Pod tim uslovima, Clippit će vam pružiti obilnu pomoć prilikom popunjavanja polja za smeštaj argumenata u okviru za dijalog Formula Palette, vodeći računa o svim argumentima koje treba da upotrebite i pazeći da ne zabrljate stvar sa tačkama sa zapetama i zagradama za razdvajanje argumenata.

Da biste otvorili okvir za dijalog Paste Function, izaberite ćeliju u koju treba da postavite funkciju, a zatim pritisnite dugme Paste Function (označeno je sa fx) na paleti sa alatkama Standard. Pojaviće se okvir za dijalog Paste Function, sličan onom koji je prikazan na slici 2-14.

Okvir za dijalog Paste Function sadrži dva polja sa spiskom: Function category (kategorija funkcije) i Function name (ime funkcije). Kada otvorite ovaj okvir za dijalog, Excel automatski istakne kategoriju Most Recently Used (skoro korišćene) u polju Function category, a u polju Function name prikaže funkcije koje obično koristite.

Ako se potrebna funkcija ne nalazi među onima koje su skoro korišćene, morate izabrati odgovarajuću kategoriju za svoju funkciju u polju Function category (u slučaju da ne znate kojoj kategoriji pripada tražena funkcija izaberite All sve). Nakon toga, u polju Function name izaberite traženu funkciju.

Kada i to uradite, Excel će prikazati zahtevane argumente za tu funkciju na dnu ovog okvira za dijalog, a ime funkcije će upisati (zajedno sa obaveznim zagradama) u tekuću ćeliju. Recimo da ste u polju Function name izabrali funkciju SUM ("krunski dragulj" u kategoriji funkcija Most Recently Used). Čim to uradite, program postavlja znak jednakosti u ćeliju (i u liniju za formule), a argumente prikaže kao:

SUM (number 1; number 2; ...)

pri dnu prvog okvira za dijalog Paste Function.

Da biste nastavili i popunili brojčane argumente za funkciju SUM, pritisnite dugme OK ili taster Enter. Excel odmah ispisuje

SUM ( )

u tekuću ćeliju i u liniju za formule (iza znaka jednakosti), a ispod linije za formule pojavljuje se okvir za dijalog Formula Palette sa argumentima funkcije SUM (kao što je prikazano na slici 2-15). Tu ćete ubaciti argumente za funkciju SUM.

Kako piše u okviru za dijalog Formula Palette, za sabiranje možete da izaberete do 30 brojeva. Ali tu ne piše (uvek ima neki trik, zar ne?) da se svi ti brojevi ne moraju naći u pojedinačnim ćelijama. U stvari, u većini slučajeva za sabiranje ćete izabrati gomilu brojeva koji se nalaze u susednim ćelijama (u selekciji više ćelija to je ono što smo nazivali područjima).

Da biste izabrali prvi brojni argument u okviru za dijalog, dok je pokazivač za unos teksta u polju Number1 pritisnite mišem jedanput ćeliju (ili prevucite preko bloka ćelija) na radnom listu. Excel će prikazati adresu ćelije (odnosno adresu područja) u polju Number1, u isto vreme prikazaće vrednost koja se nalazi u ćeliji (odnosno vrednosti, ako ste izabrali veći broj ćelija) u polju sa desne strane. Ukupan zbir prikazaće sasvim na dnu okvira za dijalog Formula Palette, posle reči "Formula result=" (rezultat formule).

Prilikom biranja ćelija, imajte na umu da ovaj okvir za dijalog sa argumentima možete smanjiti (tako da se vide samo polje Number1 i jedno dugme za uvećanje), pritiskom na dugme za smanjenje dijaloga koje se nalazi sa desne strane polja Number1 a zvanično se zove Collapse Dialog Box. Poslužite se ovim dugmetom da biste mogli da vidite i izaberete ćelije za prvi argument. Pritiskom na dugme za uvećanje povratićete okviru za dijalog sa argumentima originalnu veličinu. Umesto da okvir za dijalog smanjite, možete ga jednostavno pomeriti u stranu pritisnite mišem bilo gde na njegovu površinu, a zatim ga prevucite na drugo mesto.

Ako sabirate više od jedne ćelije (ili grupa ćelija) iz radnog lista, pritisnite taster Tab, ili pritisnite mišem u polje Number2, tako da se pokazivač za upis premesti u njega (Excel na to reaguje proširivanjem spiska argumenata otvara još jedno polje, Number3). U polju Number2 preciziraćete drugu ćeliju (ili područje ćelija) koja treba da se doda onoj u polju Number1. Pošto pritisnete mišem na ćeliju (ili prevučete pokazivač preko sledećeg područja), program će prikazati adresu ćelije (odnosno adresu područja), broj koji se nalazi u ćeliji (odnosno brojevi u ćelijama područja) biće prikazan(i) s desne strane polja, a trenutni ukupni zbir na dnu okvira za dijalog Formula Palette, desno od "Formula result=" (kako je prikazano na slici 2-16). Ne zaboravite da ceo okvir za dijalog možete smanjiti na polje za argument koje trenutno popunjavate (Number1, Number2 itd.) i dugme za uvećanje, pritiskom na dugme za smanjenje. Svako polje za argument ima na svojoj desnoj strani odgovarajuće dugme za smanjenje. Upotrebite ga ako vam okvir za dijalog zaklanja ćeliju (ili ćelije) koju hoćete da izaberete.

Kada završite sa odabiranjem ćelija, odnosno grupa ćelija koje treba sabrati, pritisnite dugme OK da biste zatvorili okvir za dijalog Formula Palette i postavili funkciju SUM u tekuću ćeliju.

Dugme Edit Formula omogućuje da uređujete formule (posebno one koje sadrže funkcije) neposredno u liniji za formule. Da biste ga upotrebili, izaberite ćeliju koja sadrži formulu koju hoćete da uređujete pre nego što pritisnete dugme Edit Formula (ovo dugme nosi na sebi znak jednakosti nalazi se u liniji za formule, neposredno ispred ispisa sadržaja tekuće ćelije).

Kada pritisnete dugme Edit Formula, Excel reaguje na dva načina:

Sadržaj polja za ime (nalazi se na početku linije za formule) menja se: adresa tekuće ćelije zamenjuje se imenom funkcije koja se nalazi na vrhu spiska skoro korišćenih (engl. most recently used) funkcija. Kada pritisnete dugme za otvaranje padajuće liste (desno od polja za ime), Excel će prikazati spisak svih funkcija koje su skoro korišćene.

U gornjem levom uglu prozora radne sveske pojavljuje se okvir za dijalog sa rezultatom formule u tekućoj ćeliji. Ako ta formula koristi neku funkciju, pojavljuje se okvir za dijalog Formula Palette i prikazuje tekuće argumente te funkcije (slične onima prikazanim ranije, na slikama 2-15 i 2-16).

Sada možete uređivati formulu kako želite. Ako hoćete da zamenite funkciju upotrebljenu u formuli, izaberite (isticanjem) ime funkcije na liniji za formule, a zatim pritisnite dugme za otvaranje padajuće liste desno od polja za ime, i najzad izaberite sa spiska novu funkciju kojom ćete zameniti onu koju ste istakli (da biste pristupili funkcijama kojih nema na spisku onih koje su skoro korišćene, pritisnite More Functions na dnu okvira sa spiskom, a Excel će otvoriti okvir za dijalog Paste Function, sličan okviru prikazanom na slici 2-14).

Ako hoćete da menjate samo argumente funkcije, izaberite reference ćelija u odgovarajućim poljima za argumente (Number1, Number2, Number3 itd.), a zatim unesite potrebne izmene adresa ćelija ili izaberite novo područje ćelija. Imajte na umu da će Excel automatski dodati tekućem argumentu bilo koju ćeliju ili područje ćelija koje istaknete na radnom listu. Ako ste hteli da zamenite tekući argument, potrebno je da ga izaberete (istaknete) i da se pritiskanjem tastera Delete otarasite adresa njegovih ćelija pre nego što izaberete novu ćeliju ili područje ćelija koje će poslužiti kao novi argument. (Ne zaboravite da uvek možete da smanjite ovaj okvir za dijalog ili da ga premestite ako vam zaklanja ćelije koje hoćete da izaberete.)

Kada završite uređivanje formule, pritisnite dugme OK ili pritisnite polje Enter u okviru za dijalog sa argumentima kako biste ga uklonili, ažurirali formulu i vratili polje za ime u liniji za formule u normalu (tako da polje za ime opet prikazuje adresu tekuće ćelije umesto imena funkcije sa vrha spiska skoro korišćenih funkcija).

Pre nego što napustimo ovu fascinantnu diskusiju o uvođenju funkcija, želim da vas uputim u alatku AutoSum sa palete sa alatkama Standard (to je ona sa znakom S). Ova alatka vredi zlata koliko je teška, zato što ne samo da uvodi funkciju SUM već u isto vreme bira najverovatnije područje ćelija u tekućoj koloni ili tekućem redu čiji ukupan zbir tražite i automatski ih unosi kao argumente te funkcije. U devet od deset slučajeva Excel izabere (isticanjem) tačno ono područje ćelija koje vam odgovara. U onom desetom slučaju, ručno ćete podesiti područje jednostavnim povlačenjem pokazivača ćelije preko bloka ćelija koje treba sabrati.

Slika 2-17 prikazuje kako se koristi alatka AutoSum za određivanje ukupne prodaje firme Dijetni centri Spartanac u redu 3. Postavite pokazivač ćelije u ćeliju E3, gde se nalazi ukupan zbir za prvi kvartal, a zatim pritisnite dugme AutoSum. Excel ubacuje funkciju SUM (sa znakom jednakosti i ostalim što je potrebno) u liniju za formule, postavlja pokretnu isprekidanu liniju (engl. marquee) oko ćelija B3, C3 i D3, i koristi područje ćelija B3:D3 kao argument funkcije SUM.

Slika 2-18 prikazuje kako izgleda radni list pošto je umetnuta ova funkcija u ćeliju E3. Izračunati zbir pojavljuje se u ćeliji E3, a u liniji za formule pojavljuje se sledeća formula:

=SUM(B3:D3)

Nakon unošenja funkcije za određivanje ukupne prodaje firme Dijetni centri Spartanac, ovu formulu možete iskopirati da biste odredili koliko je iznosila ukupna prodaja ostalih kompanija tako što ćete ručicu za popunu povlačiti niz kolonu E dok ne istaknete područje ćelija E3:E9.

Slika 2-19 ilustruje način upotrebe alatke AutoSum za određivanje ukupne prodaje za mesec januar svih firmi preduzeća Labava poslovna grupacija u koloni B. Postavite pokazivač ćelije u ćeliju B10 gde treba da se nađe ukupan zbir. Kada pritisnete dugme AutoSum, Excel postavlja laso oko ćelija B3 do B9 i tačno upisuje područje ćelija B3:B9 kao argument funkcije AutoSum.

Slika 2-20 prikazuje kako izgleda radni list nakon umetanja ove funkcije u ćeliju B10 i upotrebe opcije AutoFill za kopiranje ove formule u ćelije C10, D10 i E10. (Za AutoFill, prevucite ručicu za popunu udesno preko ćelija dok ne stignete do ćelije E10, a zatim tu otpustite taster miša).

Sav posao koji uradite na bilo kom radnom listu u svojoj radnoj svesci izložen je riziku sve dok radnu svesku ne snimite kao datoteku na disk. Ako nestane struje ili vaš računar zapne iz bilo kog razloga pre nego što ste snimili radnu svesku, niste imali sreće. Moraćete da sve uradite ponovo mučan posao, utoliko teži što je moglo i bez toga. Da biste se sasvim zaštitili od ovakvih neprijatnih situacija držite se sledećeg pravila: Snimite svoj rad na disk svaki put kada procenite da ste uneli više podataka nego što biste mogli da podnesete ako ih izgubite.

Da bi vas ohrabrio da često snimate, Excel je obezbedio i dugme Save na paleti sa alatkama Standard (na njemu se nalazi sličica diskete, treće sleva). Ne morate da izdajete komandu Save iz menija File, čak ni da pritiskate kombinaciju tastera Ctrl+S dovoljno je da mišem pritisnete ovo dugme i vaš rad biće sačuvan na disku.

Kada prvi put upotrebite ovu alatku, Excel prikaže okvir za dijalog Save As (sličan onome na slici 2-21). U ovom okviru za dijalog možete da zamenite privremeno ime dokumenta (Book1, Book2 itd. ) imenom koje ga bolje opisuje, i da izaberete disk i direktorijum pre nego što radnu svesku snimite na disk. To je sasvim jednostavno:

Da biste promenili ime radne sveske, upišite ime datoteke u polje File name. Kada prvi put otvorite okvir za dijalog Save As, istaknuto je predloženo ime tipa Book1; jednostavno pišite novo ime preko njega.

Da biste izabrali disk na kome će radna sveska biti uskladištena, pritisnite dugme za otvaranje padajuće liste Save in, a zatim pritisnite odgovarajuće ime diska, na primer, Hard disk (C:) ili 31/2 Floppy (A:) iz padajuće liste.

Da biste izabrali direktorijum u kome će radna sveska biti sačuvana, prvo izaberite disk ako je potrebno (opisano napred), a zatim pritisnite direktorijum. Ako radnu svesku hoćete da sačuvate u direktorijumu koji se nalazi unutar nekog od direktorijuma prikazanih u polju sa spiskom direktorijuma, pritisnite dvaput taj direktorijum. Kad je sve gotovo, ime direktorijuma u kome će radna sveska biti sačuvana pojavljuje se u polju Save in. Ako radnu svesku hoćete da sačuvate u sasvim novom direktorijumu, pritisnite dugme Create New Folder (napravi nov direktorijum slika 2-21), upišite ime direktorijuma u okvir za dijalog New Folder (novi direktorijum), a zatim pritisnite dugme OK ili taster Enter.

Excelov okvir za dijalog Save As u verziji 2000 ima pet novih dugmadi: History, My Documents, Desktop, Favorites i Web Folders. Pritiskom na neko od njih izabraćete sledeće direktorijume da biste u njima snimili datoteke novih radnih svezaka:

Pritisnite dugme History da biste snimili radnu svesku u direktorijumu Recent. Ovaj direktorijum se nalazi u direktorijumu Office smeštenom unutar direktorijuma Application Data u direktorijumu Windows na disku vašeg računara.

Pritisnite dugme My Documents da biste radnu svesku snimili u direktorijumu My Documents.

Ako pritisnete dugme Desktop, snimićete radnu svesku na radnoj površini računara.

Pritiskom na dugme Favorites radnu svesku ćete snimiti u direktorijumu Favorites unutar direktorijuma Windows koji se nalazi na disku računara.

Pritisnite dugme Web Folders da biste snimili radnu svesku u jednom od direktorijuma Weba na Web serveru firme u kojoj radite. Ovo dugme je naročito korisno ako želite da publikujete radne tabele kao Web stranice na prezentaciji svoje firme na Internetu ili na intranetu. (Pogledajte poglavlje 10 za više detalja u vezi sa izradom Web direktorijuma i snimanjem tabela kao Web stranica.)

Pod operativnim sistemom Windows 95/98 imena datoteka mogu da sadrže prazna mesta (razmake) i do 255 znakova (nadam se da vam ne treba ime datoteke dugačko koliko i ceo jedan pasus). To je važna novost, pogotovu ako ste bili korisnik DOS-a ili Windowsa 3.1 i tako dugo trpeli zbog ograničenja na šemu imenovanja osam-tačka-tri. Ipak povedite računa o imenovanju svojih radnih svezaka ukoliko nameravate da ih prebacite na mašinu koja ne koristi Windows 95 ili 98, pošto će imena datoteka biti žestoko skraćena i dobiti nastavak .XLS, tipičan za Excelove datoteke (uzgred, ovaj nastavak zabeležen je i u datotekama napravljenim u Excelu 2000: stvar je u tome što je Windows 95/98 dovoljno uviđavan da vam ovaj nastavak skloni sa očiju).

Kada završite uređivanje okvira za dijalog Save As, pritisnite dugme Save ili taster Enter da bi Excel sačuvao vaš rad. Kada Excel snima datoteku radne sveske, on snima sve informacije u svim radnim listovima (uključujući i poslednju poziciju pokazivača ćelije) u zadatom direktorijumu i na zadatom disku. Nakon toga, okvir za dijalog Save As vam više neće trebati ukoliko ne poželite da promenite ime radnoj svesci ili da njenu kopiju snimite u neki drugi direktorijum. Tada ćete morati da upotrebite komandu Save As iz menija File, pošto pritisak na dugme Save ili kombinacija tastera Ctrl+S neće otvoriti okvir za dijalog Save As.

Excel automatski premešta pokazivač ćelije u prvu sledeću ćeliju naniže u istoj koloni, svaki put kada pritisnete taster Enter da biste postavili podatak u ćeliju. Ako želite da prilagodite Excel tako da pritisak na taster Enter ne pomera pokazivač ćelije, ili da ga pomera naviše, ulevo ili udesno, izaberite Options u meniju Tools, a zatim izaberite karticu Edit u okviru za dijalog Options.

Ako hoćete da se pokazivač ćelije uopšte ne premešta, uklonite znak potvrde opcije Move Selection After Enter. Ako hoćete da se pokazivač ćelije pomera u nekom drugom pravcu, ostavite znak potvrde ali pritisnite strelicu polja Direction, odmah ispod opcije Move Selection After Enter, a zatim izaberite pravac pomeranja (Right-desno, Up-gore, Left-levo). Pritisnite dugme OK ili taster Enter da biste zatvorili okvir za dijalog.

Možete iskoristiti indikator AutoCalculate da proverite kako Excel svim tekstualnim upisima dodeljuje vrednost 0 (nula). Jednostavno upišite u jednu ćeliju neki broj, recimo 10, a u prvu ćeliju ispod upišite bilo kakav tekst, recimo "Excel je kao kutija čokolade". Zatim povlačite miša iz te ćelije tako da obuhvatite i označite obe ćelije (i ćeliju sa malopre upisanim brojem 10 i ćeliju sa tekstom). Zatim bacite pogled na indikator AutoCalculate i videćete da pokazuje SUM=10, što znači da tekst ne učestvuje u ukupnom zbiru vrednosti ovih dveju ćelija.

Dok je opcija Fixed Decimal ativna, Excel ubacuje decimalnu zapetu u sve brojeve koje upišete. Međutim, ako u radni list hoćete da unesete broj bez decimalnih mesta, ili da upišete neku vrednost čiji je broj decimalnih mesta drugačiji od onog fiksiranog, morate sami da upišete decimalnu zapetu. Na primer, ako je broj decimalnih mesta fiksiran na 2, u ćeliju treba da upišete 1099, ako hoćete da unesete broj 1099 umesto broja 10,99.

I, za ime Božje, ne zaboravite da isključite opciju Fixed Decimal pre nego što počnete da radite na drugom radnom listu i pre nego što napustite Excel. U suprotnom, kada budete hteli da upišete neku vrednost kao što je 20, stvar će se završiti sa 0,2 a vama neće biti jasno šta se događa.

Datumi se skladište kao redni brojevi koji pokazuju koliko je dana proteklo od nekog određenog početnog datuma; vremena se skladište kao decimalni brojevi koji pokazuju protekli deo dvadesetčetvoročasovnog perioda. Excel podržava dva sistema za datume: sistem datuma 1900 koji koristi Excel za Windows, gde je 1. januar 1900 početni datum (redni broj 1) i sistem 1904 koji koristi Excel za Macintosh, u kome je 2. januar 1904 usvojen kao početni datum.

Ako naiđete na radnu svesku urađenu u Excelu za Macintosh i pošto je otvorite, vidite datume koji izgledaju nekako uvrnuto, otklonićete taj problem ako iz menija Tools izaberete Options, zatim izaberete karticu Calculation u okviru za dijalog Options, a zatim u grupi opcija Workbook potvrdite opciju 1904 Date system i pritisnete dugme OK.

Excel vam omogućuje da birate između uređivanja sadržaja ćelije u samoj ćeliji (što je upravo objašnjeno) i uređivanja u liniji za formule. Dok je uređivanje u samoj ćeliji u većini slučajeva sasvim zadovoljavajuće rešenje, kada se radi o zaista dugačkim upisima (kao što je slučaj sa onim dugačkim formulama koje kao da nemaju kraja, ili tekstovima koji se sastoje od nekoliko pasusa), biće vam lakše da to uradite u liniji za formule. Razlog za to je što Excel može da proširi liniju za formule u onoliko redova koliko je neophodno da bi se prikazao celokupan sadržaj ćelije; u prikazu na radnom listu, međutim, sadržaj ćelije može da se protegne i preko dimenzija ekrana, a zatim se neće ni videti.

Da biste sadržaj ćelije uređivali u liniji za formule, morate postaviti pokazivač ćelije u ćeliju čiji sadržaj hoćete da menjate i da zatim dvaput pritisnete mišem na neko mesto u liniji za formule (najbolje blizu mesta na kome se nalazi deo sadržaja ćelije koji hoćete da ispravite).

Slika 2-1:Ono što upisujete pojavljuje se i u tekućoj ćeliji i na liniji za formule.

Podrazumevani format za datum i vreme zavisi od izabranih opcija Regional Settings u Windowsovom Control Panelu. U ovom primeru korišćen je američki sistem (prim. rec.).